0886441407Автоматичната счетоводна контировка не означава непременно контировка, генерирана от изкуствен интелект (AI). CONTROLISY има два вградени самообучаващи се метода, които подготвят контировките без външни AI заявки и без разходи за AI токени. При работа с CONTROLISY Accounting и Автопилот е достъпен и трети метод - контировка с генеративен AI.
Трите подхода не са "слаб, добър и най-добър" вариант на едно и също. Всеки е създаден за различен вид нужди:
- за често повтарящите се фактури е важно контировката да е готова веднага и без излишни разходи;
- при складово счетоводство (стоки, материали, продукция и приходи от продажбата им, отчитани по артикули с количества) е важно всеки артикул да попадне в правилната сметка;
- при по-сложните операции е полезно сумите да се разпределят интелигентно по няколко реда и да се подбират аналитичности.
1. Автоматична контировка по контрагент
CONTROLISY се учи от действията на счетоводителя. Докато обработвате фактурите, системата запомня контировките, които използвате за всеки контрагент. Към един контрагент се пазят до пет различни контировки и всяка получава рейтинг. Рейтингът отчита колко често е използвана контировката, но и колко време е минало от последното ѝ използване - старите неизползвани контировки постепенно се "забравят".
При нова фактура от същия контрагент CONTROLISY избира контировката с най-висок рейтинг към момента, като при определени условия може да се избере и контировка с по-нисък рейтинг, но прилягаща по-добре за конкретния случай. Ако за контрагента има две или повече обучени контировки, алтернативите се виждат под основната и се избират с един клик.
За какво е подходящ
Разходни фактури, периодични разходи, стандартни покупки и продажби, когато не се отчита по артикули.
Ограничение и малък трик
Ако документът има няколко дебитни реда с различни стойности - например два разхода по дебита - методът не разпределя сам нетната сума по редовете. Първоначално цялата нетна сума се поставя на първия ред.
Когато въведете сума на втория ред, системата автоматично я приспада от първия. Така не е нужно да коригирате първия ред отделно.
Методът не се препоръчва за покупки и продажби на материални запаси при количествено складово счетоводство. За тях е вторият метод.
2. Автоматична контировка по артикули
Когато фактурите са с извлечени артикули, CONTROLISY използва вградена мини невронна мрежа. Тя се обучава от всяка обработена фактура с артикули и запомня в коя счетоводна сметка отива всеки от тях.
При нова фактура артикулите минават през невронната мрежа и тя предлага най-подходящата сметка за всеки ред. Артикулът не е нужно да е изписан точно както преди - мрежата разпознава и вариации в наименованието, например "Кашкавал 400 г" и "Кашкавал краве 0,4 кг".
Методът работи на ниво артикул, а не с един общ шаблон за цялата фактура. Затова е различен от контировката по контрагент.
За какво е подходящ
Складово счетоводство - покупки и продажби на материални запаси, отчитане по артикули и количества.
Не е предпочитаният метод за стандартните разходни фактури - за тях първият метод е по-удобен.
Мини невронната мрежа е вид машинно обучение, но работи изцяло в CONTROLISY - без външен генеративен AI модел.
3. AI контировка с Автопилот
При работа с CONTROLISY Accounting разширението Автопилот добавя контировка с генеративен AI. Тя прилича на контировката по контрагент, но отива по-далеч:
- разпределя сумите по два и повече реда във фактурата, например два различни разхода по дебита;
- подбира сметки и намира съществуващите аналитични елементи;
- може да предложи създаване на нов аналитичен елемент - като предложение, което счетоводителят потвърждава.
Например при фактура с два вида разходи AI предлага два отделни дебитни реда със съответните стойности, вместо цялата нетна сума да попадне на първия ред.
Кой метод да използвате?
| Метод | Подходящ за | Основно предимство | Какво е важно да знаете |
|---|---|---|---|
| По контрагент | Повтарящи се разходи, стандартни покупки и продажби без отчитане по артикули | Много бърза работа; алтернативни контировки с един клик | Не разпределя сам нетната сума по няколко разходни реда |
| По артикули | Материални запаси, фактури с артикули и количества | Мачва артикулите към сметки, включително при различно изписване | Работи с извлечените редове на фактурата |
| AI контировка с Автопилот | По-сложни контировки, няколко счетоводни реда и аналитичности | Разпределя стойностите и предлага аналитичности | Само с CONTROLISY Accounting + Автопилот; по-бавна и с разходи за AI заявки |
Първите два метода работят в CONTROLISY Hub - и когато експортирате към външна счетоводна програма, и с CONTROLISY Accounting. Те не са "орязан" заместител на AI: при стандартните фактури често са по-подходящи заради скоростта и липсата на допълнителни разходи. Третият метод добавя възможности при сложните контировки, но не прави другите два ненужни.
Автоматизацията не изключва професионалния контрол
Независимо кой метод работи, счетоводителят вижда предложената контировка и може да я коригира. Целта е да отпадне повтарящата се работа, а вниманието да остане за документите, които изискват професионална преценка.