Ползвайте БЕЗПЛАТНО всички функционалности на CONTROLISY за 1 месец.

Често задавани въпроси

Тествайте безплатно за 1 месец
регистрация
Какво представлява Controlisy?
Controlisy е онлайн система за управление на дейността на счетоводни къщи и счетоводни отдели. Обхваща електронно управление на документи (DMS), управление на задачи и чек листове (Task management), управление на взаимооношенията с клиенти (CRM) и управление на персонала на счетоводната къща (HRMS).
Какво отличава Controlisy от други подобни системи?
Controlisy се предлага като SaaS решение, необходимо е само да си направите профил и да започнете работа. Системата има CRM част, подходяща за счетоводни къщи и отдели. Разполага и с много мощен инструмент за електронно управление на документи (DMS), OCR, интелигентно извличане на данни от съдържанието на файлове.
Трябва ли да инсталирам Controlisy на мой сървър или локален компютър?
Не, Controlisy функционира като Software as a Service (SaaS) решение и се достъпва онлайн през уеб браузър Chrome (актуална версия), Opera (актуална версия), Edge Chromium (актуална версия). Необходимо е само да си създадете профил (controlisy.com) и да стартирате работа.
На колко езика е преведен Controlisy?
Интерфейсът на системата функционира на български и английски. При активиране на фирмен профил се указва и езика на данните, който може да е български и английски.
Какво представлява "език на данните"?
За разлика от интерфейса, който може да се променя динамично според езика, който потребителят текущо е посочил, езикът на данните е статичен език на данните, които се въвеждат в системата. Това произтича от факта, че не е практично данните да се въвеждат на повече от 1 език едновременно. Езикът на данните е консенсусно понятие и състояние на системата. Веднъж дефиниран, потребителите трябва да се придържат към избрания език за свободно въвежданите от тях данни. Падащи менюта и предефинирани стойности ще се генерират автоматчино на съответния език. Езикът на данните не може да се промея след първоначалното активиране на фирмения профил.
Как да преценя кой език на данните е подходящ за моя фирмен профил?
Езикът на данните определя езика, на който ще се записват данните в системата. За български компании обикновено езикът на данните е български език. Изключение от това правило е, ако компанията има клиенти, за които българският език не е подходящ, а английският е допустимо универсален или наложеният в компанията език е английски. В тези случаи езикът на данните трябва да е англисйки език, но трбява да се има предвид и неудобството, което може да се създаде за клиентите, за които българският език е основен. Трябва да се има предвид, че ако езикът на данните е английски език, всички данни в системата трябва да са на англисйки език. Това ще бъде така при падащи менюта и предефинирани стойности, тъй като системата ще предлага само стойности на английски език. Но това не е течнически заложено при данни, които се въвеждат ръчно. В тези случаи служителят трябва да има предвид, че данните трябва да са на английски или латиница. Ако това не се съобразавя, данните в системата ще бъдат на 2 езика, вкл. и в рамките на един документ и това може да създаде затрудение в търсенето и намиране на информация.
Как документите постъпват в Controlisy?
Документите могат да постъпят по различни начини - сканиране в рамките на системата, качване на готови файлове, автоматично при получаване на имейл с файлове, чрез импортиране
Controlisy има ли мобилна версия?
Да, системата има разработена мобилна версия.
Controlisy известява ли за важни и/или нови събития?
Да, системата изпраща вътрешни известия и по имейл за всяко важно събитие като нова задача, нов документ, необходимост от предприемане на действие в процес, и много други събития.
Има ли привю на файловете?
Да, за следните файлови типове системата генерира привю: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, txt
Controlisy има ли вграден OCR (Optical character recognition)?
Да, системата използва OCR инструмент, който разпознава текст от pdf, jpg, jpeg, png файлови типове на различни езици, включително и български. Извлеченият текст се използва за т.нар. пълнотекстово индексиране, което е много удобен инструмент за търсене и намиране на файлове и документи чрез тяхното текстово съдържание. Извлеченият текст се използва и за интелигентно автоматично индексиране. Освен инструмент за OCR, Controlisy разполага с инструменти за извличане на текст с цел пълнотекстово индексиране за следните файлови типове: doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, txt.
Как се попълват мета описанията на документите?
Системата позволява няколко начина за попълване на мета описанията на документите:
  • Автоматично за част от мета описанията на фактури и известия като номер, дата, обща сума, данъчна основа, валута, ДДС ставка, контрагент (име, ЕИК, ДДС номер, адрес, управител)), извлечени чрез OCR.
  • Автоматично в резултат на интелигентен алгоритъм за извличане на номер и дата от името на файл.
  • Ръчно, чрез попълване на съответните мета описания.
Къде се съхраняват документите, които качвам?
Документите се съхраняват на сървърите на Controlisy. Сървърите са позиционирани в професионална колокация в София и е осигурена среда на непрекъсваемост на работата. Данните се архивират ежедневно и се гарантира пълна сигурност на съхранението на информацията. Осигурена е денонощна жива охрана, видео наблюдение, защита от пожар, наводнения и земетресения, непрекъсваемост на електричестото захранване и интернет връзка. Сървърите са заключени в специален шкаф, като достъпът е строго регламентиран и ограничен.
Трябва ли да се грижа за архив на данните?
Не, Controlisy изцяло поема ежедневното архивиране на данните. Прилагат се процедури за създаване на резервни копия (back-ups) и възстановяване на данни. Резервните копия (back-ups) се намират физически в друга професионална колокация, различна по местоположение от тази, в която се намират сървърите и сървърните компоненти. Всички дискови масиви са резервирани с повече от един носител на информация в подходяща система за подсигурено записване на информация (RAID). Използваната файлова система е с постоянно следене на контролните суми. Базата данни е организирана в клъстерен масив с няколко сървъра, всеки от които съдържа актуално състояние на базата данни с постоянна репликация помежду им. Всичко това осигурява непрекъсваемост на системата (отпадане на един от носителите на инфомация или сървър не води до спиране на системата и загуба на данни). Дисковите носители са предвидени за подмяна в режим “включено”.
Каква е цената на системата?
Предлагаме различни абонаменти планове. Повече информация можете да намерите ТУК.
Моите клиенти могат ли да достъпват системата?
Да, всеки клиент на счетоводната къща може да получи индивидуален профил в системата, чрез който може да достъпва своите счетоводни папки, в които може да качва/сканира документи, да прави справки, да следи плащания по фактури и др. подобни действия.

Не намирате отговор на вашия въпрос?

Изпратете ни запитване