Какво представлява CONTROLISY?

CONTROLISY е облачна система (SaaS) за безхартиено счетоводство и автоматизиране на счетоводната дейност. Използва OCR и изкуствен интелект (AI) и спестява до 85% от времето за осчетоводяване на фактури, касови/картови и банкови плащания, и протоколи по чл.117, като извлича автоматично съответните данни, сглобява счетоводна контировка и прави импорт в счетоводна програма. CONTROLISY може да извлече редовете на фактурата (артикул, количество, стойност) и да обвърже автоматично всеки ред с конкретна счетоводна сметка. CONTROLISY може да се използва и като инструмент за издаване на фактури.

CONTROLISY изчита ли информация от чуждестранни фактури?

Да, CONTROLISY извлича всички необходими данни за осчетоводяване както от български, така и от чуждестранни фактури, независимо от езика, на който са написани. Такива данни са: номер, дата, вид документ, контрагент (име, еик, ддс номер, адрес, управител), валута, валутен курс, сума, падеж, ддс ставка, ддс сума, наличие на касово/картово плащане/наложен платеж, номер артикул, име артикул, количество, единична цена и стойност артикул.

CONTROLISY счетоводен софтуер ли е?

Не, CONTROLISY не е счетоводен софтуер. CONTROLISY е свързващият елемент, който е разположен между счетоводителя и счетоводната програма. Автоматизира счетоводният процес като спестява до 85% от времето за осчетоводяване. Може да гледате на CONTROLISY като на виртуален помощник счетоводител, който изпълнява голяма част от трудоемката и монотонна работата по осчетоводяване на фактури и банки. Списъкът на счетоводните програми, в които CONTROLISY прави импорт може да намерите в следващия въпрос.

В кои счетоводни програми CONTROLISY прави импорт?

Освен универсален импорт, CONTROLISY прави импорт в следните счетоводни програми: Делта Про, Бизнес Навигатор, АЖУР, McMaser, WorkFlow, Плюс Минус, Softsystems, Булмар Офис, АЛМА Прим, Пасосс, EJ, Scipter, ФАКТ, CP Accounting, ЕДИС АСО, CsAcc.

Повече информация може да намерите ТУК.

В списъка от счетоводни програми, към които CONTROLISY прави импорт, не намирам счетоводната програма, която ползвам.

CONTROLISY разполага с универсален експорт на данни в xlsx и xml формат. Универсалният експорт би могъл да се адаптира към счетоводната програма или ERP система, която използвате. Независимо от това, можете да се свържете с нас и да обсъдим възможността да се направи експорт към счетоводния софтуер, който използвате.

CONTROLISY може ли да извлече информация за артикулите от конкретна фактура?

Да, CONTROLISY може да извлече редовете на фактурата (артикул, количество, стойност) и да обвърже автоматично всеки ред с конкретна счетоводна сметка. Прочетете повече ТУК.

Мога ли да издам фактури чрез CONTROLISY?

Да, CONTROLISY може да се използва за издаване на фактури. Прочетете повече ТУК.

Какво отличава CONTROLISY от други подобни системи?

CONTROLISY се предлага като SaaS решение, необходимо е само да си направите профил и да започнете работа. Системата има CRM част, подходяща за счетоводни кантори и отдели. Разполага и с много мощен инструмент за електронно управление на документи (DMS), OCR, интелигентно извличане на данни от съдържанието на файлове, автоматично контиране. Основното предназначение на системата е да експортира автоматично извлечените данни и автоматично генерирани счетоводни контировки и да ги импортира в счетоводна програма. CONTROLISY е цялостно решение за безхартиено счетоводство и автоматизиране на счетоводната дейност, а не софтуер с частично приложение.

Няма ли да се удвои работата ми след като ще ползвам 2 софтуерни продукта – CONTROLISY и счетоводният софтуер, който ползвам?

Чрез CONTROLISY счетоводителите спестяват значително време при осчетоводяване на фактури и банки. Чрез своя мощен OCR инструмент, базиран на изкуствен интелект, CONTROLISY изпълнява ролята на помощник счетоводител, който автоматично попълва данните (номер, дата, вид документ, контрагент (име, еик, ддс номер, адрес, управител), валута, валутен курс, сума, падеж, ддс ставка, ддс сума, наличие на касово/картово плащане) и прави контировка. CONTROLISY може да извлече редовете на фактурата (артикул, количество, стойност) и да обвърже автоматично всеки ред с конкретна счетоводна сметка. Действителният счетоводител изпълнява само контролни функции по визуална проверка на данните и счетоводните записи, а системата се самообучава от действията му. Това намалява драстично грешките и времето за обработка в сравнение с ръчното въвеждане на данни.

CONTROLISY прави автоматичен анализ на банковите извлечения и ги преобразува в счетоводни контировки, включително сложни контировки, и отчита курсови разлики (обвързва плащания с фактури, намира плащания на осигуровки, заплати, банкови такси, получени картови плащания и т.н.).

Всичко това гарантира най-бързия и точен импорт на фактури, банки и касови плащания в 16 счетоводни програми - с един клик генерирате файл, който импортирате. Системата работи с над 96% успеваемост, което спестява до 85% от времето за осчетоводяване на фактури, банки и касови плащания.

На този въпрос може да се отговори и със следния пример: Ако назначите нов служител, който да поеме част от работата Ви, това ще удвои ли работата Ви или ще ви спести време и усилия?

Трябва ли да инсталирам CONTROLISY на мой сървър или локален компютър? Какво дисково пространство ми е необходимо?

Не, CONTROLISY функционира като Software as a Service (SaaS) решение и се достъпва онлайн през уеб браузър Chrome (актуална версия), Opera (актуална версия), Edge Chromium (актуална версия). Необходимо е само да си създадете профил (controlisy.com) и да стартирате работа. Информацията се съхранява, поддържа и архивира на сървърите на CONTROLISY, поради което не Ви е необходимо допълнително дисково пространство на локалните Ви компютри/сървъри.

На колко езика е преведен CONTROLISY?

Интерфейсът на системата функционира на български и английски.

Ще трябва ли да си купя специален скенер за документи, за да мога да ползвам системата?

Не. Може да работите с всеки скенер, наличен на пазара. Ако използвате приложението за директно сканиране в CONTROLISY, скенерът, който използвате трябва да е с TWAIN драйвер (такива са по-голямата част от скенерите). Повече за добрите практики при сканиране можете да прочетете ТУК.

По време на безплатния тестови период мога ли да ползвам всички настройки и функционалности на системата и запазва ли се цялата качена информация при преминаване към платена версия?

През двумесечният безплатен тестови период ползвате всички функционалности на системата. След приключване на безплатния период и активиране на платен план, цялата информация се запазва и автоматично се пренася към платения план.

При регистрация за безплатен тестови период, мога ли да получа помощ/съдействие за първоначалните настройки и качване на клиенти?

В рамките на безплатния двумесечен тестови период, Вие получавате:
- Пълната версия на системата с всички функционалности
- Безплатно обучение и помощ при конфигуриране на системата - представяне на функционалностите на системата, конфигуриране на фирмено досие, сметкоплан, конфигуриране на счетоводна папка, демонстрация на начина на обработване и експортиране на фактури
- Ежедневна подкрепа и съдействие при необходимост (в рамките на работен ден)

Свържете се с нас още сега: 0886441407 или започнете чат.

Как документите постъпват в CONTROLISY?

Документите могат да постъпят по различни начини - сканиране в рамките на системата, качване на готови файлове, автоматично при получаване на имейл с файлове, чрез импортиране, качване без логин в системата чрез TEAMLOOK Uploads за Windows, Android и Web, чрез API интерфейс за връзка с външни системи, както и чрез директно издаване на фактури чрез CONTROLISY. Повече за начините за качване може да прочетете ТУК.

CONTROLISY известява ли за важни и/или нови събития?

Да, системата изпраща вътрешни известия и по имейл за всяко важно събитие като получени нови фактури, нова задача, необходимост от предприемане на действие в процес, и много други събития.

Има ли привю на файловете?

Да, за следните файлови типове системата генерира привю: pdf, jpg, jpeg, png, tif, heic, html, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, txt, xml.

CONTROLISY има ли вграден OCR (Optical character recognition)?

Да, системата използва OCR инструмент, който разпознава текст от pdf, jpg, jpeg, png файлови типове на различни езици, включително и български. Извлеченият текст се използва за т.нар. пълнотекстово индексиране, което е много удобен инструмент за търсене и намиране на файлове и документи чрез тяхното текстово съдържание. Извлеченият текст се използва и за интелигентно автоматично индексиране. Освен инструмент за OCR, CONTROLISY разполага с инструменти за извличане на текст с цел пълнотекстово индексиране за следните файлови типове: html, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, txt, xml.

Как се попълват мета описанията на документите?

Системата позволява няколко начина за попълване на мета описанията на документите:

• Автоматично за номер, дата, вид документ, обща сума, данъчна основа, валута, валутен курс, ДДС ставка, ДДС, контрагент (име, ЕИК, ДДС номер, адрес, управител), наличие на касово/картово плащане/наложен платеж, падеж, вид документ (фактура, дебитно известие, кредитно известие, проформа фактура) извлечени чрез OCR.
• Автоматично за номер артикул, име артикул, количество, единична цена и стойност при складово счетоводство
• Ръчно, чрез попълване на съответните мета описания.

Къде се съхраняват документите, които качвам?

Документите се съхраняват на сървърите на CONTROLISY. Сървърите са позиционирани в професионален дейта център в София. Осигурени са условия, които гарантират непрекъсваемост на работата. Данните се архивират ежедневно и се гарантира пълна сигурност на съхранението на информацията. Осигурена е денонощна жива охрана, видео наблюдение, защита от пожар, наводнения и земетресения, непрекъсваемост на електрическото захранване и интернет връзка. Сървърите са заключени в специален шкаф, като достъпът е строго регламентиран и ограничен.

Организирано е ежедневно автоматично архивиране на данните, включително в т.нар. допълнителен "студен" архив. Файловете се достъпват само от профила на съответния потребител според правата, които са му зададени, т.е. не могат да се достъпят отвъд интерфейса на CONTROLISY.

Гарант за високото ниво на сигурност е фактът, че CONTROLISY е сертифициран съгласно изискванията на ISO/IEC 27001:2013 - Управление на информационната сигурност.

Системата сертифицирана ли е по ISO?

Да, CONTROLISY е сертифициран по ISO/IEC 27001:2013 - Управление на информационната сигурност - вижте повече ТУК.

Трябва ли да се грижа за архив на данните?

Не, CONTROLISY изцяло поема ежедневното архивиране на данните. Прилагат се процедури за създаване на резервни копия (back-ups) и възстановяване на данни. Резервните копия (back-ups) се намират физически в друга професионална колокация, различна по местоположение от тази, в която се намират сървърите и сървърните компоненти. Всички дискови масиви са резервирани с повече от един носител на информация в подходяща система за подсигурено записване на информация (RAID). Използваната файлова система е с постоянно следене на контролните суми. Базата данни е организирана в клъстерен масив с няколко сървъра, всеки от които съдържа актуално състояние на базата данни с постоянна репликация помежду им. Всичко това осигурява непрекъсваемост на системата (отпадане на един от носителите на инфомация или сървър не води до спиране на системата и загуба на данни). Дисковите носители са предвидени за подмяна в режим “включено”.

Каква е цената на системата?

Предлагаме различни абонаменти планове. Повече информация можете да намерите ТУК.

Моите клиенти могат ли да достъпват системата?

Да, всеки клиент на счетоводната кантора може да получи индивидуален профил в системата, чрез който може да достъпва своите счетоводни папки, в които може да качва/сканира документи, да прави справки, да следи плащания по фактури и др. подобни действия.

Мога ли да сложа свое лого?

Да, и не само това. CONTROLISY позволява индивидуално брандиране, което се изразява в:

• Индивидуално лого, вкл. в логин формата
• Индивидуален домейн
• Индивидуален пощенски сървър

Повече можете да прочетете ТУК.

Къде мога да намеря инструкции за работа със системата?

Всички инструкции можете да намерите ТУК.