CONTROLISY Autopilot - ръководство за настройка и работа с фактури

CONTROLISY Autopilot е разширение към абонаментния план на CONTROLISY. За всяка счетоводна папка можете да изберете каква помощ искате при обработката на постъпилите фактури:

• AI проверка на данните, които системата е извлякла автоматично. Без нея тази проверка остава за счетоводителя.
• Автоматично извличане на артикулите от фактурата, без да натискате ръчно бутон за това.
• Автоматична AI контировка на фактурите за покупка - само с CONTROLISY Accounting.

1Къде работи

Например, ако експортирате към Бизнес Навигатор, Микроинвест Делта Про, АЖУР или Плюс Минус, можете да ползвате първите две функции. В същия профил може да имате и фирма с CONTROLISY Accounting. За нейните покупки разполагате и с AI контиране.

Издадените фактури от CONTROLISY Hub, банковите извлечения и свободните контировки са извън обхвата на CONTROLISY Autopilot.

2Как да включите CONTROLISY Autopilot за профила

1. Проверете лиценза. Отворете 09-Профил/01-Лиценз и вижте състоянието на CONTROLISY Autopilot. Ако работите с платен план и разширението не е включено, добавете го при заявката за план. При план Free разширението е включено.
2. Дайте разрешение. В същия лиценз собственикът на профила избира да в Ползване на AI функционалности. По подразбиране стойността е не. Разрешението е нужно и при Free.

   

3. Добавете ключ при платен план. Собственикът създава OpenAI ключ и го записва в лиценза по стъпките по-долу. При Free преминете направо към избора на режим.
4. Изберете папката. Потребител с права за настройките на счетоводната папка отваря полето Режим и избира желаната обработка. Ако ще използвате AI контиране, подгответе и настройките на фирмата и на папката преди първата фактура. Настройки за AI контиране

3Как да създадете OpenAI ключ

При платен план OpenAI отчита заявките към вашия API акаунт според реалното потребление. Един работещ ключ се въвежда на ниво профил в CONTROLISY.

1. Създайте акаунт в OpenAI или влезте със съществуващия си акаунт. Регистрация в OpenAI
2. Отворете "Billing", изберете "Add payment details", въведете карта и закупете кредити. Минималното първоначално зареждане е 5 щатски долара. За автоматично зареждане при нисък остатък включете "Auto-reload" и задайте месечен лимит за автоматичните презареждания. Лимитът се отнася само за тези покупки на кредити. Ако бъде достигнат и наличните кредити се изчерпят, заявките спират. Billing
3. В "Projects" създайте проект, например "CONTROLISY". Така в отчета на OpenAI ще можете да разграничите потреблението за CONTROLISY от това за други приложения. Projects
4. В "API keys" изберете проекта, натиснете "Create new secret key" и въведете име, например "CONTROLISY API". Копирайте ключа при създаването му. Това е единственият момент, в който OpenAI го показва в пълен вид. API keys
5. Върнете се в 09-Профил/01-Лиценз. В картата OpenAI ключ поставете ключа и натиснете Запази. CONTROLISY го проверява и го записва само при успешна проверка.

   

Въвеждайте ключа само в лиценза. Не го изпращайте по имейл, в чат или към поддръжката.

Как да проверите или смените ключа

След записване дори собственикът не може да види пълния ключ. В картата OpenAI ключ собственикът разполага с Провери за проверка на текущия ключ, Подмени за въвеждане на нов и Премахни за премахването му от профила. В картата се виждат също кой е въвел ключа, кога е въведен и хронологията на събитията.

4Как да изберете режим на папката

Отворете настройките на конкретната счетоводна папка и намерете полето Режим. Избирате един режим за тази папка. Например за папка с покупки за склада можете да изберете извличане на артикули с проверка, а за разходните фактури на същата фирма - AI контиране, ако фирмата работи с CONTROLISY Accounting.

Режимите на разширението се предлагат при активен CONTROLISY Autopilot. Режимите с AI контиране са достъпни само в папките за покупки на фирми с CONTROLISY Accounting. Изберете режим във всяка папка, в която искате автоматична обработка. Останалите можете да оставите на стандартен.

5Как се обработва един документ

1. Качвате PDF файл или снимка в папката, или документът пристига в нея по имейл.
2. CONTROLISY разчита текста чрез OCR. През това време документът е в състояние 0-обработва се. Системата попълва контрагента, вида, номера, датата, стойността, ДДС операцията и други полета по своите правила и натрупаните от предишни документи данни. Тази обработка е част от CONTROLISY Hub.
3. Според режима на папката CONTROLISY Autopilot проверява полета, извлича редове или подготвя контировка. Отворете документа. В горната му част блокът ПРОБЛЕМИ по документа показва какво изисква внимание.
4. Сверете спорните полета с оригинала и прегледайте контировката. В CONTROLISY Accounting осчетоводявате документа, а при външна счетоводна програма продължавате по обичайния ред за експорт. Дори при попълнена AI контировка документът остава неосчетоводен до вашето действие.

За повече примери вижте как CONTROLISY избира контировка по контрагент, по артикули или с генеративен AI и как фирми с различен счетоводен софтуер работят в един профил.

6AI проверка

AI проверката работи за фактури и известия в папки за покупки или продажби, както с CONTROLISY Accounting, така и при експорт към външна счетоводна програма. След като CONTROLISY попълни документа, AI прави независим прочит на данните. При разлика виждате двете стойности и избирате правилната по оригинала.

ВАЖНО: AI проверката не проверява счетоводните контировки.

Кои полета се проверяват

Ако AI намери стойност за празно поле в CONTROLISY, ще видите предложение да го попълните. Ако AI не намери стойност, полето се пропуска. Когато AI открие контрагент, когото системата не е разпознала, той се показва като временен. Със Създай контрагента можете да го добавите, а със Смени контрагента да изберете друг.

Как се решава разминаване

1. Отворете документа. Най-горе, в ПРОБЛЕМИ по документа, ще видите съобщението AI проверката откри разминавания в данните - вижте маркираните полета. За всяко поле са показани стойността в CONTROLISY и предложението на AI. Предложението се вижда и при самото поле.
2. Сверете с оригинала. Например в CONTROLISY датата е 30.04.2025, а AI предлага 01.05.2025. Ако във фактурата пише 01.05.2025, натиснете Приеми. Датата се записва като при ръчна редакция и свързаните изчисления се обновяват. Ако верният ден е 30 април, натиснете Отхвърли. Ако във фактурата е посочен трети ден, въведете го ръчно. И в трите случая маркировката за тази дата изчезва.

   

3. Прегледайте останалите маркирани полета. При няколко разминавания имате и Приеми всички и Отхвърли всички. За разлика в ДДС ставката корекцията е чрез ДДС операция. Докато има нерешено разминаване, документът е в състояние проблем и можете да го осчетоводите едва след като решите разминаването.

Ако видите Документът НЕ Е проверен от AI проверката, проверката не е завършила успешно. Стандартната обработка продължава. Сверете документа и натиснете Прегледах документа. Маркировките и бутоните на AI проверката са видими за собственика, модераторите и служителите на кантората. Представителите на клиента нямат достъп до тях.

7Автоматично извличане на артикули

Извличането работи при фактури и известия в папки за покупки и продажби, с CONTROLISY Accounting и с поддържаните външни счетоводни програми. Изберете автоматично извличане артикули в полето Режим на съответната папка. Още при обработката AI прочита редовете и ги нанася в основната контировка. Когато отворите фактурата, редовете вече са подготвени за преглед.

Как да настроите редовете

В настройките на счетоводната папка отворете раздела Извличане артикули. Ако в папката е включен режим с AI контиране, същите настройки се преместват в AI настройки/AI извличане артикули.

AI прочита реда от фактурата. За избора на сметка и аналитичен елемент CONTROLISY използва наученото от предишните ви корекции за този контрагент, без външни генеративни AI заявки. Ако коригирате сметката или артикула на даден ред, системата запомня избора за следващ документ от същия контрагент.

Повторно извличане и комбинация с AI проверка

Ако в ПРОБЛЕМИ по документа видите Артикулите НЕ СА извлечени автоматично (грешка при извличането), натиснете Извлечи артикули за нов опит. За да обработите редовете сами, изберете Премахни това съобщение. При единична фактура можете да ползвате Извлечи артикули от контировката и без CONTROLISY Autopilot.

Ако искате едновременно подготвени редове и проверени полета, изберете автоматично извличане артикули + AI проверка. Обработката отнема малко повече време заради двата AI прочита. В ПРОБЛЕМИ по документа виждате както разминаванията по полета, така и съобщението, ако извличането на редовете не е успяло.

8AI контиране

AI контирането работи само с CONTROLISY Accounting, в папки за покупки, за фактури за покупка и кредитни и дебитни известия към тях. CONTROLISY Autopilot предлага сметките, аналитичните елементи, сумите и описанието. При фактура с няколко вида покупки сумата може да се разпредели на няколко реда. CONTROLISY добавя реда за ДДС и реда за доставчика по обичайния начин. Вие преглеждате окончателната контировка и осчетоводявате документа.

AI контирането е един от трите метода за автоматична контировка в CONTROLISY. Другите два - по контрагент и по артикули - са вградени в CONTROLISY Hub и работят и без CONTROLISY Autopilot, без външни генеративни AI заявки. AI контирането е алтернатива за по-сложните покупки, например с няколко вида разходи в една фактура. Сравнете трите метода за автоматична контировка

Какво да настроите преди първата фактура

1. Описание на дейността. В общите настройки на фирмата (09-Настройки/Счетоводни настройки/Настройки за AI осчетоводяване) попълнете описанието на дейността. Бутонът за интервю ви превежда през шест въпроса. За папка със специфично предназначение може да въведете отделно описание. Например лаптопът може да е стока за продажба в компютърен магазин или оборудване за работа в офиса. Описанието дава на AI основание да избере според предназначението на покупката.

   

2. Прагове. В същите настройки задайте стойностния праг за дълготраен актив и сметките за материални и нематериални активи под прага. При предмет за дълготрайна употреба системата сравнява единичната му стойност с прага. Над прага предлага да се отчете като актив, а под прага - по зададената сметка за разход. Например при десет стола по 650 евро системата съпоставя с прага цената на един стол, дори когато всички са в една фактура за 6 500 евро. Задайте и прага за разходи за бъдещи периоди - от 3 до 24 месеца, по подразбиране 6. Когато услугата обхваща по-дълъг период от зададения, AI може да предложи отчитането ѝ като разход за бъдещи периоди.
3. Папка за покупки - настройки за AI контиране. Настройките на папката определят дали в нея се прави AI контиране и между кои видове покупки и сметки избира AI.
   • Първо включете режима. В настройките на папката за покупки, в полето Режим, изберете AI контиране или AI проверка + AI контиране. Без един от тези два режима папката не получава AI контировка, каквито и да са останалите настройки. Режимите на папката
   • После определете какви покупки влизат в папката. В настройките на същата папка отворете AI настройки/AI контиране и натиснете Редактирай при Какви покупки влизат в тази папка. Там има седем раздела, по един за всеки вид покупки: Разходи и услуги, Стоки, Материали, Гориво, Дълготрайни активи, Изграждане на активи и Друго.
   • Включете само разделите, които се отнасят за папката. Изключеният раздел означава, че папката не приема такива покупки. Ако в такава папка постъпи фактура с покупка от изключен раздел, цялата фактура остава за вашия преглед, без AI контировка.
   • Посочете сметки, ако искате да ограничите избора. Във включен раздел без изброени сметки AI избира от цялата група сметки за този вид покупки. Ако посочите конкретни сметки, AI избира само между тях.
   • Задайте аналитичната детайлност. За всеки включен раздел избирате и Модел на аналитична детайлност - По документ, По артикул, По същност, По вид или Обобщено, и дали да се създава нов аналитичен елемент, когато артикулът не е намерен.
   • Добавете правило с ваши думи, ако е нужно. При Стоки, Материали, Гориво и Друго можете да опишете как да се отчитат тези покупки - например кои артикули се водят като стоки и кои като материали. AI следва това описание като правило.

   

4. Доставчик с определени сметки. Ако за даден доставчик използвате определени сметки, задайте ги в AI профила в картата на доставчика. За фактурите от този доставчик неговият списък със сметки има предимство пред настройките на папката.

Как AI съставя контировката

Когато в папката постъпи нова фактура за покупка, AI преценява какво е купено и за какво ще се използва - например за продажба, за производство, като текущ разход или като дълготраен актив. Може да предложи и отчитане като разход за бъдещи периоди или като аванс, според документа и настройките. Изборът е ограничен до разрешените сметки и аналитични елементи.

Например фирмата получава фактура за две услуги - почистване на офиса за 180 евро и ремонт на принтер за 90 евро, и двете суми без ДДС. Ако за услугите са предвидени различни разходни сметки, AI може да разпредели данъчната основа от 270 евро в два дебитни реда по 180 и 90 евро.

При следваща подобна фактура CONTROLISY може да използва вече обучена контировка за доставчика. Когато тя е еднозначна или думите от реда еднозначно насочват към сметка, системата използва наученото без отделна външна генеративна AI заявка за избора.

Как да прегледате и осчетоводите фактурата

1. Отворете контировката с маркер предложена от AI. Проверете разпределението, сметките и аналитичните елементи. Ако промените контировката, маркерът изчезва.
2. Ако е необходим нов аналитичен елемент, ще видите AI предлага нов аналитичен елемент... и съответния ред без сметка. Със Създай потвърждавате създаването. Можете също да откажете предложението или да изберете друг елемент.
3. Ако дадена сметка ви изненадва, натиснете Анализирай с AI. Обяснението свързва избора с данните по фактурата и вашите настройки и подсказва какво бихте могли да уточните. След промяна на настройките можете да натиснете Стартирай нова AI контировка. С Изпрати за преглед изпращате на поддръжката на CONTROLISY контировката и информацията, по която е направен изборът.
4. Осчетоводете, когато контировката е готова. Дотогава документът остава неосчетоводен. При осчетоводяване CONTROLISY запомня окончателния ви избор за доставчика и връзката с думите от редовете, включително направените от вас корекции. За един доставчик се натрупват до пет обучени контировки.

Кога фактурата остава за обработка по обичайния ред

CONTROLISY показва причината и използва сметката по подразбиране на папката или най-подходящата обучена контировка, когато доставчикът не е разпознат, не е ясно какво е купено, редовете не са разчетени или липсва обща сума.

При вноска по финансов лизинг вие разпределяте главницата, лихвата и таксите. Ако фактурата съдържа покупка извън разрешените в папката, цялата фактура остава за вашия преглед. Например при папка само за услуги фактура за услуга и стока няма да получи частична AI контировка само за услугата.

Как работи "AI проверка + AI контиране"

В този режим проверката на полетата и подготовката на контировката се извършват независимо. Има една важна особеност при доставчика. Ако AI проверката открие друг доставчик, CONTROLISY пропуска обучените контировки за този документ, защото те може да принадлежат на погрешно разпознатия доставчик. AI контирането продължава. При прегледа сверете както предложението за контрагент, така и подготвената контировка.

9Кой какво плаща и къде се вижда разходът

Токените са единици, с които OpenAI отчита обема на обработената информация. Затова разходът за даден месец зависи и от съдържанието на документите, и от избраните функции. В картата OpenAI ключ в лиценза виждате статистика за последните 12 месеца - брой заявки по вид за всеки месец и приблизителен разход по ценоразписа на OpenAI. За точната стойност проверете отчета в своя OpenAI акаунт. Потребление в OpenAI

Актуалните условия за Free и таксата за разширението за вашия план са на страницата с цените. Цени и абонаментни планове

10Какви данни се изпращат към OpenAI

Когато собственикът избере да в Ползване на AI функционалности, той разрешава на CONTROLISY да изпраща данни от счетоводните документи към OpenAI за обработка. Изпраща се разчетеният текст на документа.

CONTROLISY записва кой е дал разрешението и кога. Собственикът може да го оттегли по всяко време, като избере не. Тогава CONTROLISY Autopilot спира и при активен платен лиценз. Системата пази ключа криптиран. След записване той не се показва повторно, не се записва в техническите дневници и не се изпраща по имейл.

11Когато нещо не работи

Първо вижте къде е съобщението. Проблем с ключа на профила се показва като съобщение в горната част на началния екран - таблото със списъка на фирмите, което се отваря след вход в CONTROLISY. Съобщението виждат само собственикът и модераторите и то изчезва само, щом ключът заработи. Блокът ПРОБЛЕМИ по документа насочва към конкретна фактура и към действие, което можете да извършите веднага.

12Често задавани въпроси