Производство в CONTROLISY Accounting - от рецептата до себестойността

Днес цехът е завършил две маси. За да ги заведете по 303 по стойността на вложените дъски и винтове, можете да използвате Производство по рецепти още днес. Ако в себестойността на мебелите включвате и заплати, амортизация на машините и дял от наема на цеха, използвайте месечно производство. И в двата случая CONTROLISY Accounting изчислява фактическата себестойност и осчетоводява производството при потвърждение.

1Къде се намира "Производство"

Отворете 01-Счетоводство за конкретната фирма. В група Производство ще намерите бутоните Рецепти, Производство по рецепти и Месечни производствени карти. За да изпълните месечното производство, отворете стъпка 6. Месечно производство в Месечното приключване.

Функцията е достъпна за фирми, за които в досието е избран счетоводен софтуер "CONTROLISY Accounting". Достъп имат модераторът на акаунта и служителят, определен като отговорник "Счетоводство" за фирмата.

2Кога кой начин да избера

3Какво да подготвите в сметкоплана и папката

Проверете как водите материалите и продукцията в сметкоплана. Всеки вид материал или продукт е конкретна позиция в разбивката на сметката, наречена аналитичен елемент (АНЕЛ). Например "Дъска" е елемент по 302, а "Маса" е елемент по 303.

Примерна схема на сметките

Схемата е за фирма с две производства. Всяко производство има свои подсметки за преките разходи, а общите разходи са в отделни подсметки. Номерата и имената на подсметките са по ваш избор.

Двете карти ползват една и съща 611/1/1, но всяка със свой аналитичен елемент - "Производство 1" или "Производство 2". Така незавършеното производство на всяка карта остава отделно. Преките разходи (601/1/1/1, 602/1/1/1 и т.н.) са подсметки без аналитични елементи, защото от тях се взема цялото салдо за месеца.

За документите изберете папка от вид "Начисление" или "Доставчик", в която се създават свободни контировки. За удобство задайте Вид документ по подразбиране за свободна контировка. И за двата начина са нужни рецепти. За месечното производство подгответе и карти. Посочете общите разходи, ако има такива.

4Как да създадете рецепта

В група Производство отворете Рецепти. Всяка рецепта описва материалите за определено количество готов продукт.

1. Изберете продукта от аналитичността по 303. Рецептата носи името на продукта.
2. Въведете количеството продукт, за което важат всички норми. То е цяло число, по подразбиране 1. Ако за един брой е необходима много малка част от материала, можете да запишете например 1 г за 1000 бр., което е равностойно на 0.001 г за 1 бр.
3. Добавете ред за всеки материал от 302 или 304 или за готов продукт от 303, който влагате като съставка. Въведете количеството за избрания брой продукти. Точността след десетичната точка зависи от аналитичността на материала. Самият продукт не може да е съставка на собствената си рецепта.

В рецептата записвате кои съставки се влагат. Складовете и сметките за разход и за производство избирате при самото производство. Така можете да използвате една рецепта и когато няколко складови подсметки споделят една и съща аналитичност.

За един продукт може да има само една активна рецепта. За нова версия използвайте копирай и деактивирайте старата. Неактивните рецепти остават в списъка и могат да се активират отново, но при производството се предлагат само активните. Рецепта, включена в месечна производствена карта, не може да се деактивира или изтрие. Докато рецептата съществува, използваните в нея материали и продукт са защитени от изтриване от сметкоплана.

5Как да стартирате "Производство по рецепти"

Отворете Производство по рецепти. В списъка можете да търсите и да филтрирате по статус и дата. На една страница се показват до 100 производства. С + Ново производство отваряте формата в отделен прозорец.

Стъпка 1. "Какво ще произвеждаме"

1. Проверете Дата производство. По подразбиране е днешната дата. Датата трябва да е от стартовия месец на фирмата или след него, да не е бъдеща и месецът да е отключен. Програмата отказва производство и ако за този или по-късен месец вече са приключени разходите или са изписани продадените материални запаси.
2. Изберете Папка и Вид документ. Първоначално се предлага видът по подразбиране от папката. Изборът се запомня за съответните фирма и папка.
3. Проверете Сметка за изписване на материалите (601, с аналитичен елемент, когато е аналитична) и Сметка за производство (611 с признак "Производство"). При следващо производство се предлагат двете сметки от последното.
4. Изберете продукт от активните рецепти и въведете произведеното количество. С + Добави продукт можете да включите и други продукти в същото производство, всеки със собствено количество.

За да продължите по-късно, използвайте дискетата горе вдясно. Тя записва чернова със статус в прогрес, без проверка на наличностите. Записаната чернова се отваря направо в прегледа. За да продължите веднага, натиснете Прегледай.

Стъпка 2. "Преглед и производство"

За всяка аналитичност на вложените материали прегледът показва съответните складове - подсметки на 302, 304 или 303. От първия склад се изписва до наличното количество към датата на производството, а остатъкът се търси в следващия. Можете да промените реда с влачене. Той се запомня за фирмата. Ако продукцията може да се заприходи по няколко сметки от 303, изберете тази на приемащия склад.

Наличността се определя от осчетоводените движения към датата на производството. За всеки склад се използва неговата среднопретеглена цена към същата дата. Ако дори един материал не достига общо във всички складове, таблицата Нужно - Налично - Липсва показва недостига. Недостигът спира цялото производство. Наличността не може да стане отрицателна.

За всеки продукт сравнете количествата по рецептата с действително вложените. Например, ако са използвани повече винтове, поправете фактическото количество на този ред. Редът се оцветява, а рецептата запазва нормата си за следващото производство. С [върни по рецептата] премахвате корекцията. Въведете 0 за материал, който действително не е вложен. Поне един материал за продукта трябва да остане с положително количество. Таблицата за корекции се вижда и при недостиг. Ако промените броя произведени продукти, корекциите отпадат, защото са въведени в абсолютни количества.

Прегледайте изписването по склад (материал, количество, средна цена и сума) и себестойността общо и за единица продукт. Очаквана контировка показва предстоящите статии по продукт с дебит, кредит, количества и суми, изчислени както при осчетоводяването.

След успешен преглед натиснете Произведи. Програмата проверява отново наличностите, цените и датата. При успешна проверка осчетоводява документите и отбелязва производството като произведено.

6Как да подготвите месечните производствени карти

В Месечни производствени карти създайте по една карта за всяко производство, чиито разходи отчитате отделно. Настройките на картата се запазват и за следващите месеци.

1. Въведете уникално Наименование и изберете Сметка за производство - сметка 611 с признак "Производство". Всяка активна карта има собствена сметка за производство, защото по нея може да остане незавършено производство.
2. В Продукти изберете рецептите за продуктите, които произвеждате в рамките на картата.
3. В Преки разходи по икономически елементи посочете по една сметка за всеки приложим вид разход. От тези полета задължително е само Сметка за разходи за материали (601). Под него, в Сметка за изписване на материалите, изберете аналитичния елемент на същата сметка, по който да се изписват материалите по рецептите. Ако сметката е неаналитична, се използва самата тя.

При разпределянето на преките разходи от избраните сметки се взема цялото салдо за месеца, с всички аналитични елементи. Например, ако отчитате отделно заплатите на два цеха, използвайте отделна подсметка на 604 за всеки от тях. Разбивка само по аналитични елементи в една обща 604 не отделя сумите за двете карти.

Една сметка за пряк разход може да участва само в една активна карта. Тя не може едновременно да е и сметка за общ производствен разход. Неактивните карти не участват в месечното производство и освобождават сметките за други карти. При повторно активиране програмата отново проверява дали сметките са свободни.

Как да включите амортизацията на конкретна машина

В картона на машината попълнете полето Сметка за разход за амортизация, например с подсметка на 603 за съответния цех. При месечното начисляване на амортизациите програмата използва посочената подсметка вместо общата сметка от формата за начисляване. Изберете същата подсметка като Сметка за амортизации в картата на цеха. Така амортизацията на машината влиза в преките му разходи. Полето в картона на актива е по избор.

7Как да зададете общите производствени разходи

От списъка с месечните карти отворете Общи производствени разходи. Тук посочете общите за всички производства разходи, например наема на общия цех или електроенергията за цялата сграда. Разполагате със същите седем вида разходи - 601, 602, 603, 604, 605, 606 и 609. За всеки вид можете да посочите по една сметка. Всички полета са по избор. Използвайте сметки, различни от тези за преките разходи на активните карти.

Ако желаете да проследявате общите разходи първо на едно място, попълнете Сметка за акумулиране на общите разходи за всички производства. Изберете 611 с признак "Производство". Програмата първо събира сумите по тази сметка и после отнася дела на всяка карта по нейната 611. Ако оставите полето празно, дяловете се отнасят направо от сметките за общи разходи по сметките за производство на картите.

8Как да стартирате "6. Месечно производство"

Отворете месечното приключване за съответния месец, след като той е свършил. В един запис за месеца включвате участващите карти. Стъпка 6 е след начисляването на амортизациите (стъпка 3) и операциите за бъдещи периоди (стъпки 4 и 5). Изписването на продадените материални запаси (стъпка 7) изчаква производството, за да се формира средната цена на готовата продукция след отчитане на пълната ѝ себестойност.

Стъпка 1. "Какво е произведено през месеца"

Проверете месеца, папката и вида документ. Документът се съставя с дата последния ден на месеца. Отбележете активните карти, които ще участват, и въведете Произведено количество за всеки завършен продукт.

Ако по дадена карта има разходи, но няма завършена продукция, включете я без произведени количества. Разходите ѝ остават по нейната 611 като незавършено производство. За месец без производство изберете [без производство за мм.гггг] и стъпката ще се отчете като изпълнена. С дискетата можете да запишете чернова. Когато я отворите отново, ще влезете направо в прегледа.

Стъпка 2. "Преглед и производство"

1. Проверете общите разходи. В прегледа се вижда салдото за месеца по всяка сметка и аналитичен елемент. Ако разходна сметка е с кредитно салдо за месеца, например след сторно, програмата спира производството. Проверете салдото, преди да продължите.
2. Проверете дела на всяка карта. Общите производствени разходи се разпределят между участващите карти според стойността на вложените материали и сумите по преките им разходни сметки. Можете да въведете други проценти със сбор 100%. С [върни изчисленото] възстановявате автоматичното разпределение. Ако промените избраните карти, въведените ръчно проценти отпадат.
3. Отворете разбивката по карта. Ще видите преките разходи, количествата на материалите по рецепта и изписването по складове. При нужда коригирайте фактически вложените количества за конкретното производство. В рекапитулацията за всеки продукт проверете материалите, преките и общите разходи, общата себестойност и себестойността за единица.
4. Прегледайте статиите. В Очаквана контировка прегледайте статиите за всяка карта и акумулирането на общите разходи, ако сте избрали сметка за него. При готов преглед изберете Произведи.

При разпределянето вътре в картата базата е стойността на материалите за всеки продукт. На тази база се разпределят както преките разходи на картата, така и нейният дял от общите. Ако няма материали, разпределението е според произведените количества. Последният продукт поема разликата от закръглянето до стотинка.

Ако след изпълнението осчетоводите документ по разходна сметка или нова доставка на материал в същия месец, стъпка 6 показва, че има промени. В прегледа изберете Изтрий документа, проверете калкулацията и пуснете производството отново.

9Когато готов продукт влиза в друг продукт

В рецепта можете да посочите като съставка готов продукт от 303. Например мебелна фирма може да вложи вече произведен плот в готова маса. Плотът се изписва от неговия склад по средна цена, а стойността му преминава направо в масата със статия Дт 303 (маса) / Кт 303 (плот). Сумата не преминава през 601 и 611. При месечно производство тази стойност участва и в базата за разпределяне на общите производствени разходи.

За да вложите полуфабрикат, той трябва вече да е наличен според осчетоводеното към момента на пускане. Плот, който предстои да се произведе по друга карта в същия месечен запис, още не е наличен. За производство и влагане в един месец първо отчетете плота чрез Производство по рецепти. След това пуснете месечното производство за масата.

10Пример с числа - производство по рецепти и месечно производство

Производство по рецепти на две маси

Рецептата за 1 бр. "Маса" предвижда 0.5 м³ дъска и 20 бр. винтове. Въвеждате 2 бр. маси. И двата материала са в склад 302/1. Към датата на производството среднопретеглената цена на дъската е 400.00 EUR/м³, а на винтовете - 0.10 EUR/бр.

За двете маси са нужни 1 м³ дъска и 40 бр. винтове.

Себестойността на двете маси е 404.00 EUR, или 202.00 EUR за 1 маса.

Месечно производство с карти "Мебели" и "Тапицерия"

В отделен пример по карта "Мебели" за месеца са произведени 10 маси и 20 стола, а по карта "Тапицерия" - 5 дивана. Наемът на общия цех е 800.00 EUR и е отчетен по сметка 609 за общи производствени разходи. Заплатите са отчетени по отделни подсметки - 604/1 за "Мебели" и 604/2 за "Тапицерия". Една и съща сметка за пряк разход може да участва само в една активна карта.

Първо програмата разпределя общия наем между двете карти. Базата е сборът на изписаните материали и преките разходи по карти - общо 8 000.00 EUR. На "Мебели" се падат 5 000.00 / 8 000.00 = 62.50% от наема, а на "Тапицерия" - 37.50%.

После проследете разпределението в карта "Мебели". Програмата отнася 1 500.00 EUR преки разходи и 500.00 EUR от наема, общо 2 000.00 EUR, към масите и столовете според стойността на вложените материали. За масите делът е 2 020.00 / 3 500.00, или приблизително 57.71%. Сумата за масите е 2 000.00 × 2 020.00 / 3 500.00 = 1 154.29 EUR. За столовете остават 845.71 EUR. Изчислението използва отношението преди закръгляването на процента.

При "Тапицерия" целите 500.00 EUR преки разходи и 300.00 EUR от наема се отнасят към петте дивана. Калкулацията по продукти е в EUR.

Можете да засечете заприходената продукция за 8 800.00 EUR с първоначалните разходи - 6 000.00 EUR материали + 2 000.00 EUR преки разходи + 800.00 EUR общи разходи. Единичните себестойности в последната колона са показани до втория знак. За засечката използвайте общата себестойност на продуктите.

11Какъв документ се осчетоводява

При Произведи програмата създава и веднага осчетоводява свободна контировка в избраната папка с посочения вид документ. При над 200 реда програмата разпределя статиите по продукти в няколко документа.

Автоматичният номер е "ПРОИЗВ-дд.мм.гггг" за производство по рецепти (с добавка "/2" при второ производство за деня) или "МЕСПР-мм.гггг" за месечно производство. В Хронология от прегледа на произведеното можете да проверите статиите.

Статии при производство по рецепти

Материалите от 302 и стоките от 304 минават през 601, за да се отрази разходът за материали по икономически елементи в отчета за приходите и разходите. Когато съставката вече е заведена като готов продукт в 303, стойността ѝ се пренася пряко между двата продукта.

Статии при месечно производство

При карта без продукция за месеца разходите остават в 611 като незавършено производство.

Протоколът в PDF

Към създадената свободна контировка автоматично се прикачва "Протокол за производство" или "Протокол за месечно производство". Можете да го свалите и от бутона PDF в прегледа на произведеното. Протоколът носи номера на съответната свободна контировка и посочва фирмата с нейния ЕИК, продуктите, количествата, склада, себестойността и вложените материали.

Ако сте променили фактическото количество на материал, таблицата "Корекции спрямо рецептата" показва нормата, действително вложеното количество и разликата. В "Съставил" е посочен потребителят, натиснал Произведи, а в "Управител" - МОЛ от фирменото досие.

12Как се проверява, копира или поправя производство

За да проверите стара калкулация, отворете произведеното и натиснете върху продукта. В Приложена рецепта ще видите нормите и фактически вложените количества към момента на производството. По-късна промяна в рецептата не променя тази история.

С [копирай] от списъка с производства по рецепти получавате нов запис със същите продукти и количества и с днешна дата. Ръчните корекции на материалите остават само в първоначалното производство.

Генерираният документ се отваря от папката само за четене. За поправка отворете прегледа на производството и изберете Изтрий документа. Програмата разосчетоводява и изтрива свързаните документи и връща производството в статус в прогрес. Коригирайте данните, прегледайте очакваната контировка и отново натиснете Произведи.

Изтриването е възможно само ако месецът е отключен и за него или за по-късен месец няма приключени разходи или извършено изписване на продадените материални запаси.

13Граници на автоматизацията

CONTROLISY Accounting изчислява фактическа себестойност. Количествените норми в рецептата описват влагането на материали. Програмата не изчислява нормативна себестойност и не води сметка за отклоненията. Складовата наличност и средната цена се определят от осчетоводените движения на фирмата.

Всяко производство отчита завършено действие. Месечната карта позволява разходите да останат като незавършено производство по 611, но програмата не проследява многоседмична производствена поръчка с частични заприходявания. При доставка с по-ранна дата, осчетоводена след производството, направената калкулация не се преизчислява автоматично.

14Често задавани въпроси

15Речник