Мапинг към групов сметкоплан в CONTROLISY Accounting

Българска фирма е дъщерно дружество на международна група. В CONTROLISY Accounting тя работи по своя фирмен сметкоплан - например 601/1, 601/2, 601/3 - но групата иска месечен отчет по свои номера като "6100", "6150" или "OPEX-01".

Фирменият сметкоплан не се променя. Всяка фирмена сметка се съпоставя с групова сметка, а при нужда и отделни аналитични елементи получават своя групова сметка. След това справките се показват по "Фирмен" или по "Групов" сметкоплан.

Мапингът е само допълнителна информация за справките. Той не променя контировките и салдата, не спира осчетоводяване и може да се променя по всяко време. Става дума за изглед на справките на една фирма по групов сметкоплан, а не за консолидация между различни дружества.

1Кога ви трябва мапинг към групов сметкоплан

Мапингът е за фирми, които отчитат към група по сметкоплан, различен от техния: дъщерно дружество в холдинг, част от международна група или от верига дружества, вътрешногрупова отчетност към централа. Груповите номера може да изглеждат като "6100100", "OPEX-01" или "4010-BG" - структурата на груповия сметкоплан не е нужно да прилича на българския фирмен сметкоплан.

CONTROLISY не заменя фирмения сметкоплан с груповия. Счетоводството продължава да се води по фирмения.

2Основни понятия

Един групов номер има едно наименование. Ако наименованието се промени, то се променя навсякъде, където тази групова сметка е използвана.

3Коя групова сметка се използва

За всеки счетоводен запис CONTROLISY търси груповата сметка в този ред:

1. изключение за конкретния аналитичен елемент в тази сметка;
2. собствен мапинг на самата фирмена сметка;
3. мапинг на най-близката родителска сметка;
4. ако няма мапинг - остават фирменият номер и име.

Затова е достатъчно да мапнете родителската сметка - подсметките без собствен мапинг я наследяват. Собствен мапинг на подсметка е нужен само когато тя трябва да отиде в друга групова сметка.

Пример с 601

Всеки счетоводен запис се отнася към една-единствена групова сметка. Нищо не се брои два пъти.

4Как да въведете мапинг на сметка

Отворете сметкоплана и щракнете номера на сметката. Във формата ѝ има поле Групова сметка.

1. Въведете номера на груповата сметка.
2. Появява се Групова сметка - наименование. Ако номерът вече е използван, наименованието се попълва автоматично. Ако номерът е нов, въведете и наименование.
3. Запишете сметката. Ако новият групов номер няма наименование, записът се отказва.

[избери от въведените] отваря списък на вече използваните групови сметки, с търсене. Изборът е с двоен клик, а Escape затваря прозореца.

• Наследяване. Ако сметката няма собствен мапинг, но родителската има, в полето се показва сиво "наследява ... от сметка ...".
• Премахване. Изтриването на номера от "Групова сметка" премахва мапинга.
• Промяна на име. Ако смените наименованието на съществуваща групова сметка, CONTROLISY предупреждава, че името ще се промени навсякъде, където тя е използвана, и показва колко мапинга ще бъдат засегнати.

5Изключение за аналитичен елемент

Изключението е за случая, когато цялата фирмена сметка отива в една групова сметка, но конкретен аналитичен елемент трябва да се отчита отделно.

1. В сметкоплана, на реда на сметката, натиснете N елемента ›. Отваря се списъкът с аналитичните елементи на тази сметка.
2. Щракнете името на елемента.
3. Попълнете Групова сметка (в сметка ...).

Изключението важи само за конкретната сметка. Един и същ аналитичен елемент може да участва в няколко фирмени сметки и във всяка да има различен групов мапинг. Ако няма изключение, полето показва сиво "както сметката: ...".

Ако формата на елемента е отворена от списъка с аналитичностите и аналитичността участва в повече от една сметка, полето не се показва. Ако аналитичността е само на една сметка, полето се показва.

6Масово въвеждане

1. Отбележете сметките с отметките вляво от номера. Shift+клик отбелязва поредица. Може да избирате и родителски сметки.
2. При поне две избрани сметки натиснете Масова редакция.
3. Попълнете колоните "Групова сметка" и "Групова сметка - наименование". Таблицата има още "Номер", "Наименование", "Наименование на английски" и "Статус". Може да поставите данни от Excel с Ctrl+V, да разтегнете стойност надолу и да върнете промяна с Ctrl+Z.
4. Натиснете Запиши.

Ако дори един ред има грешка - например нов групов номер без наименование - не се записва нищо. Под таблицата пише на кой ред какъв е проблемът. След действието отметките остават активни.

7Какво виждате в сметкоплана

Когато има поне един мапинг, в сметкоплана се появява колона "Групова сметка". Собственият мапинг е в черно, а наследеният - в сиво. Търсачката намира сметки и по групов номер или групово име.

В списъка с аналитичните елементи също има колона "Групова сметка": в черно е изключението, а в сиво - елементът, който следва сметката.

8Шаблони и нови фирми

Мапинг може да се въвежда и в шаблонен сметкоплан. Когато нова фирма се активира от шаблон или от сметкоплана на друга фирма, мапингът се пренася заедно със сметкоплана. Така при група с няколко дъщерни дружества може да има един шаблон с готов мапинг.

Изключенията за аналитични елементи, които по принцип не се пренасят при активиране, не се пренасят и като групов мапинг - например дълготрайни активи, контрагенти, аванси, бъдещи периоди и туристически услуги.

9Справки по групов сметкоплан

В поддържаните справки има филтър Сметкоплан с избор "Фирмен" или "Групов". По подразбиране е "Фирмен". Филтърът се показва само ако има поне един мапинг.

• Плосък списък. Груповите сметки нямат йерархия.
• Сметки без мапинг се показват с фирмения номер и име - нищо не се губи.
• "Общо" е същото като в "Фирмен" - мапингът само преразпределя сумите.
• Филтрите "Сметки" и "Категория" продължават да работят върху фирмените сметки. Например "601" означава фирмената 601 и подсметките ѝ, а груповата справка показва само частта от груповите сметки, която идва от тях.
• Хронология. От ред на групова сметка може да се отвори хронологията. Тя включва записите на всички фирмени сметки, мапнати към тази групова сметка.
• Експорт. XLSX и PDF запазват избрания режим. При групов режим в заглавието пише "по групов сметкоплан".

Важно: справките винаги са по текущия мапинг. Справката не пази исторически версии на мапинга. Ако днес смените мапинга, справката за миналата година също ще се покаже по новия мапинг.

10Добре е да знаете

• Мапингът не променя счетоводството - контировките и салдата остават същите.
• Мапингът не спира действия в системата.
• Сметка или аналитичен елемент с мапинг се изтрива по обичайния ред, а мапингът изчезва с него.
• Групова сметка, която вече не се използва никъде, сама изчезва от списъка за избор.
• "Групов" е само различен изглед на справките. По всяко време може да се върнете на "Фирмен".

11Често задавани въпроси

12Речник