7 причини да преминете към дигитално счетоводство, отвъд пандемията

29 Ноември 2020, автор Петя Балабанова, последна редакция 24 Август 2021

От личен опит знаем, че последните 18 месеца са сериозно предизвикателство за организацията на работния процес във всички счетоводни кантори.

За счетоводителите преминаването на работен режим от вкъщи носи известни предизвикателства – трябва да получават документите за осчетоводяване вкъщи, да осигурят пространство за съхранението им, а ако се наложи да направят справка по предишни документи, трябва да отидат в офиса или да пренесат и тези документи вкъщи.

Автоматизираният cloud счетоводен процес премахва всички тези проблеми – просто си взимате лаптопа и намирате удобно място вкъщи, откъдето да работите.

Но как всъщност автоматизирането като процес прави счетоводството напълно възможно при тези условия?

1. Няма нужда от персонални срещи с клиенти/контрагенти – клиентът сканира фактурите от своя дом/офис, в рамките на системата и счетоводителят и клиентът могат да работят и комуникират помежду си, като всеки има достъп до информацията по всяко време, от всяко място. Процесът е възможен благодарение на автоматично извличане на данни с различни технологии, включително и с OCR. OCR e най-усъвършенстваният механизъм за произвеждане на качествени цифрови данни от сканирано изображение. Чрез OCR автоматично се извличат данни от фактури като номер, дата, сума, валута, валутен курс, ДДС ставка, контрагент (име, еик и др.), наличие на касово плащане, падеж. В допълнение системата сама сглобавя счетоводна контировка. Механизмът на работа е следният: клиентът сканира фактурата (от дома или офиса си, не се налага пряк контакт със счетоводител), вкл. с възможност за снимане с телефон със специално за целта приложение, системата извлича автоматично данните от нея и прави счетоводна контировка, счетоводителят само я проверява, след което се експортира към счетоводен софтуер.
2. Няма разходи за куриери/доставчици/офис материали – не се налага пренос на физически документи, защото всичко се извършва онлайн.
3. Няма нужда от пространство за съхранение на документи – клиентът съхранява документите в своя офис, и не е нужно счетоводителят да се притеснява къде да съхранява документите, особено ако се налага да работи от своя дом.
4. Пълна сигурност на информацията - информацията и файловете се съхраняват на сървъри на CONTROLISY, които са разположени в професионална колокация в София, която прилага всички необходими мерки за осигуряване на пълна сигурност на информацията - денонощна жива охрана, видео наблюдение, защита от пожар, наводнения и земетресения, непрекъсваемост на електричестото захранване и интернет връзка. Сървърите са заключени в специални шкафове, като достъпът до тях е строго регламентиран и ограничен. Данните се архивират ежедневно, като архивите се съхраняват в друга професионална колокация в София, с различно местоположение от колокацията на основните сървъри. Използваме най-модерните методи за защита на данните от нерегламентиран достъп.
5. Бързи справки при необходимост – Когато всички документи са в електронна среда, намирането на нужни документи при одити, ревизии и други проверки отнема само няколко клика. А когато счетоводителят работи от вкъщи не е нужно да се притеснява, че необходимите документи може да са останали в офиса.
6. Лесна организиция на работата чрез ясна систематизация на документи и дистанционно управление на задачи – можете да постигнете добра систематизация на документооборота (DMS) по папки, и да търсите съдържание във файлове и папки. Добрата систематизация и изчерпателните автоматични чек листове ви помагат да не изпуснете някоя важна задача – особенно в среда, когато вниманието ни е разфокусирано, например от децата, които също учат дистанционно.
7. Успешно управление на служителите дори и дистанционно – като управител на счетоводна кантора имате пълен достъп до фактурите и с един поглед разбирате колко документа остават за осчетоводяване по фирми, кои документи са с проблеми, които се решават в момента и т.н. Чрез тайм шийтове можете да следите количеството работа по клиенти.

CONTROLISY Accounting е софтуерно облачно решение за управление дейността на счетоводни кантори и отдели, което автоматизира всички дейности по документи до импортирането им в счетоводен софтуер. Направен от счетоводители за счетоводители, с функционални характеристики, непрекъснато усъвършенствани от едни от най-добрите специалисти в бранша, той не само ще съдейства за осигуряване на безопасни условия на труд, но и ще увеличи значително ефективността на бизнес процесите на счетоводната Ви работа.

Можете да тествате как работи CONTROLISY Accounting напълно безплатно за три месеца ТУК .

Повече за ползите от CONTROLISY можете да прочетете в статията "10 гарантирани ползи за твоя счетоводен бизнес от работата с CONTROLISY" .