7 причини да преминете към дигитално счетоводство, отвъд пандемията

Вижте защо дигиталното счетоводство ще се превърне в основен начин на работа за счетоводителя

Тествайте безплатно за 3 месеца
регистрация

29 Ноември 2020, автор Петя Балабанова

Отново сме в lockdown режим. Момент, в който трябва да останем вкъщи и да ограничим максимално личното общуване.

За счетоводителите преминаването на работен режим от вкъщи носи известни предизвикателства – трябва да получават документите за осчетоводяване в къщи, да осигурят пространство за съхранението им, а ако се наложи да направят справка по предишни документи, трябва да отидат в офиса или да пренесат и тези документи вкъщи.

Автоматизираният cloud счетоводен процес премахва всички тези проблеми – просто си взимате лаптопа и намирате удобно място вкъщи, откъдето да работите.

Но как всъщност автоматизирането като процес прави счетоводството напълно възможно при тези условия?

  1. Няма нужда от персонални срещи с клиенти/контрагенти – клиентът сканира фактурите от своя дом/офис, в рамките на системата и счетоводителят и клиентът могат да работят и комуникират помежду си, като всеки има достъп до информацията по всяко време, от всяко място. Процесът е възможен благодарение на автоматично извличане на данни с различни технологии, включително и с OCR. OCR e най-усъвършенстваният механизъм за произвеждане на качествени цифрови данни от сканирано изображение. Чрез OCR автоматично се извличат данни от фактури като номер, дата, сума, валута, валутен курс, ДДС ставка, контрагент (име, еик и др.). Механизмът на работа е следният: клиентът сканира фактурата (от дома или офиса си, не се налага пряк контакт със счетоводител), системата извлича автоматично данните от нея, счетоводителят само я проверява, след което се експортира към счетоводен софтуер.
  2. Няма разходи за куриери/доставчици/офис материали – не се налага пренос на физически документи, защото всичко се извършва онлайн.
  3. Няма нужда от пространство за съхранение на документи – клиентът съхранява документите в своя офис, и не е нужно счетоводителят да се притеснява къде да съхранява документите, особено ако се налага да работи от своя дом.
  4. Пълна сигурност на информацията - информацията и файловете се съхраняват на сървъри на CONTROLISY, които са разположени в професионална колокация в София, която прилага всички необходими мерки за осигуряване на пълна сигурност на информацията - денонощна жива охрана, видео наблюдение, защита от пожар, наводнения и земетресения, непрекъсваемост на електричестото захранване и интернет връзка. Сървърите са заключени в специални шкафове, като достъпът до тях е строго регламентиран и ограничен. Данните се архивират ежедневно, като архивите се съхраняват в друга професионална колокация в София, с различно местоположение от колокацията на основните сървъри. Използваме най-модерните методи за защита на данните от нерегламентиран достъп.
  5. Бързи справки при необходимост – Когато всички документи са в електронна среда, намирането на нужни документи при одити, ревизии и други проверки отнема само няколко клика. А когато счетоводителят работи от вкъщи не е нужно да се притеснява, че необходимите документи може да са останали в офиса.
  6. Лесна организиция на работата чрез ясна систематизация на документи и дистанционно управление на задачи – можете да постигнете добра систематизация на документооборота (DMS) по папки, и да търсите съдържание във файлове и папки. Добрата систематизация и изчерпателните автоматични чек листове ви помагат да не изпуснете някоя важна задача – особенно в среда, когато вниманието ни е разфокусирано, например от децата, които също учат дистанционно.
  7. Успешно управление на служителите дори и дистанционно – като управител на счетоводна къща имате електронен регистър на трудовите досиета на служителите на счетоводната къща, в който се поддържат всички документи, свързани с трудовото или гражданско правоотношение. Не се налага отново ровене в папки и работа с хартиени документи и подписи. Управлявате персонала си от дистанция, прозрачно и ефективно (HRMS). В допълнение имате и поглед върху техните автоматични задачи и оставащи документи за осчетоводяване, за да можете при необходимост да следите изпълнението на поставените задачи.

Controlisy Accounting е софтуерно облачно решение за управление дейността на счетоводни къщи и счетоводни отдели, което автоматизира всички дейности по документи до импортирането им в счетоводен софтуер. Направен от счетоводители за счетоводители, с функционални характеристики, непрекъснато усъвършенствани от едни от най-добрите специалисти в бранша, той не само ще съдейства за осигуряване на безопасни условия на труд, но и ще увеличи значително ефективността на бизнес процесите на счетоводната Ви работа.

Можете да тествате как работи Controlisy Accounting напълно безплатно за един месец ТУК .

Организирайте по-ефективно дейността
на вашата счетоводна къща още днес!

Или вашия счетоводен отдел.

Тествайте безплатно за 3 месеца

Не намирате отговор на вашия въпрос?

Изпратете ни запитване