От днес (25 Май 2021 г.) в CONTROLISY accountig е налична нова функционалност, чрез която служителите на счетоводна кантора могат да отчитат извършените дейности по клиенти и услуги. Това са т.нар. timesheets, които могат да се използват от управителите на счетоводни кантори както за проследяване натовареността на екипа, така и за фактуриране на услуги, таксата на които зависи от определено количество (часове, брой и др.).
1. Конфигуриране
Списъкът от елементи на отчитане се създава в 08-Настройки/12-Дейности. Първоначално има създадени няколко дейности, но те могат да бъдат променени или допълнени с произволен брой нови, така че да отговорят на нуждите на счетоводната кантора. Към всяка дейност се указва услуга (Счетоводство или Заплати), категория (избор от списък с възможност за допълване), наименования на български и английски, мерна единица и статус.
Промяната и създаване на нови дейности може да се прави само от модератор на профила.
2. Отчитане на дейност
Налични са два метода за отчитане на дейност - класическо отчитане и проследяване в реално време. Бутоните за отчитане се намират в горния десен ъгъл на системата ("Въведи отчет" и "Старт запис").
2.1. Класическо отчитане
Този метод се използва в случаите, в които потребителят вече е извършил дейността и трябва да я отчете. Задължително се използва за дейности, които се отчитат с мерни единици, различни от минути и часове.
Натиска се бутон "Въведи отчет". Системата показва форма в която се избира "Счетоводен месец" (системата го попълва автоматично, като не се допускат стойности, различни от текущ и предходен месец), "Фирмено досие" (ако потребителят се намира в някоя от папките на фирмено досие, полето се попълва автоматично), "Дейност", "Количество". По подразбиране полето "Изготвил" е попълнено с имената на потребителя, който отчита дейността, но ако това е модератор, името може да се смени. Ако е необходимо, може да се въведе бележка.
2.2. Проследяване в реално време
Този метод може да се използва само за дейности, които се отчитат в минути или часове и потребителят е решил да проследи изпълнението в реално време като стартира отчитане, което спира в момента на приключване на изпълнението.
За стартиране на отчитане се натиска бутон "Старт запис". Системата показва форма в която се избира "Фирмено досие" (ако потребителят се намира в някоя от папките на фирмено досие, полето се попълва автоматично) и "Дейност" (избор на дейности, които се измерват с минути или часове). Натиска се бутон "Стартирай" и проследяването в реално време започва.
В този момент бутонът "Старт запис" се променя на "Записва" и се появява червена точка, която мига непрекъснато докато записът е включен. Ако се натисне бутон "Записва", системата отваря форма, в която има 3 бутона - "Спри временно", "Приключи" и "Анулирай". Бутон "Анулирай" прекъсва проследяването и не записва отчетено време. Бутон "Приключи" прекъсва проследяването и прави запис в регистъра на дейностите. Бутон "Спри временно" поставя проследяването на пауза, като променя основния бутон "Записва" на "На пауза".
Натискането на бутон "На пауза" отваря форма, в която имаме бутон за продължаване на записа ("Продължи"), както и бутони "Приключи" и "Анулирай", които имат функциите, описани по-горе.
3. Отчет на дейностите
Отчетените дейности се съхраняват в папка 02-Управление на клиенти/06-Отчет на дейностите. Достъп до папката имат само модератори на профила. След създаването си, дейностите получават автоматично статус "1-необработен". Ако има необходимост, модераторите могат да променят статусите на "3-обработен" или "9-отхвърлен".
4. Справки за дейности
Таб Дейности в централния дашборд ("Начало"), който се вижда само от модератори на профила, дава възможност да се генерират справки по дейности, служители и клиенти в различни сечения. Справките могат да се експортират в Excel. Системата осигурява филтриране на резултатите по "Счетоводен месец", "Статус", "Компания", "Група компании", "Услуга", "Категория", "Дейност" и "Служител".
Информацията може да се покаже в следните варианти (таб "отчетени"):
Таб "в момента" показва информация за всички стартирани проследявания на дейности в реално време по служители.
0886441407