Извличане редове на фактури с CONTROLISY

22 Август 2023, автор Константин Стоянов

От днес (22.08.2023 г.) в CONTROLISY е налична нова и изключително полезна функционалност – извличане редове на фактури.

През годините получавахме множество запитвания за такава функционалност. След повече от две години на проучване, разработване и тестване ето, че днес това удобство е вече налично като стандартен инструмент в CONTROLISY.

Какви задачи изпълнява тази функционалност?

Тази функционалност решава 2 основни задачи:

• Автоматично извлича редовете от съответната фактура, като намира артикул, колечество и стойност.
• Намира най-точната счетоводна сметка, която кореспондира със съответния ред. Тази задача може да не се изпълнява съвсем правилно при стартиране работата за конкретна фирма, тъй като прецизността на изпълнението до голяма степен зависи от самообучението, което системата прави. Т.е. колкото повече фактури бъдат обработени, толкова тази задача ще се изпълнява по-точно и ще спестява все повече време в сравнение с ръчното избиране на счетоводна сметка.

За какво е полезна?

Тази функционалност е полезна във всички случаи, в които е необходимо счетоводната контировка да отрази детайлно редовете на фактурата. Например при осчетоводяване на всеки ред от фактурата с различна счетоводна сметка и/или осчетоводяване на количества на стоки и материали.

Конкретни примери, при които извличането на редове ще спести време?

• Складово счетоводство, при което стоките/материалите се осчетоводяват по отделни партиди с количества
• Складово счетоводство, при което приходите от продажба на стоки/продукция се осчетоводяват по отделни партиди с количества
• Складово счетоводство, при което стоките/материалите се осчетоводяват по групи стойностно
• Складово счетоводство, при което приходите от продажба на стоки/продукция се осчетоводяват по групи стойностно
• Осчетоводяване на фактури за гориво чрез заприходяване на съответните количества закупено гориво
• Осчетоводяване на фактури, при които всеки ред от фактурата трябва да се контира с различна счетоводна сметка и стойност и стандартното самообучение, което CONTROLISY поддържа не осигурява достатъчно добра автоматизация.

Как работи?

Над основната контировка към всяка покупна/продажна фактура, която е в статус “1-неосчетоводен” или “2-готов за експорт” ще намерите нов бутон “Извлечи редове”.

Не натискайте този бутон, ако за конкретната фактура не е необходимо извличане на редове. В този случай фактурата ще се осчетоводи с автоматично сглобената контировка, която е резултат от контировката по подразбиране за съответната счетоводна папка или самообучената контировка за конкретния контрагент.

Натискането на бутон “Извлечи редове” стартира процеса по анализ и извличане на редовете на фактурата. Този процес може да отнеме от половин до десетина секунди в зависимост от големината на фактурата.

За сега препоръчваме да стартирате процеса на извличане на редове за фактури с до 15-20 реда. В следващи версии на системата ще увеличим производителността с цел да се извличат редове и от по-големи фактури.

След приключване на процеса се отваря прозорец с междинна таблица, в която системата показва намерените редове, счетоводната сметка за всеки ред, количеството и стойността на реда.

Счетоводителят преглежда междинната таблица и я сравнява с редовете, които вижда на картинката на фактурата от ляво. Ако е необходимо нанася корекции, след което натиска бутона за запис, който се намира в горния десен ъгъл над таблицата. Системата презаписва основната контировка с данните от междинната таблица. В този момент системата се самообучава за връзката между всеки ред в междинната таблица и използваната счетоводна сметка, така че ще използва тези данни за по-точното определяне на счетоводните сметки в следващите фактури.

Трябва да се има предвид, че независимо, че системата може да е намерила количество на съответния ред, за да може това количество да станат част от основната контировка, е необходимо съответстващата на реда счетоводна сметка също да е количествена.

Обърнете внимание, че е възможно да има разминаване между мерната единица, която е посочена на фактурата (например тон) и мерната единица, по която се осчетоводява артикула (например килограм).

Допълнителни функции на междинната таблица

Тъй като успеваемостта при намиране на редове е различна за различните фактури, вкл. зависи и от качеството на сканиране, сме създали допълнителни инструменти, които могат значително да ускорят корекциите на данните, в случай, че са необходими корекции.

Общи функции:

• Бутон “Добави ред” – добавя нов ред към таблицата
• Бутон “Изтрий реда” – премахва ненужен ред от таблицата
• Бутон “Изтрий избраните редове” – премахва един или повече редове от таблицата. Бутонът се вижда, ако е чекнат поне един ред.
• Бутон “Обедини избраните редове” – обединява два или повече редове от таблицата. Бутонът се вижда, ако са чекнати два или повече редове.
• Бутон за местене на счетоводна сметка – размества счетоводните сметки между реда
• Бутон за местене на счетоводна сметка в комбинация с клавиш Ctrl – копира счетоводната сметка на друг ред без това да променя счетоводната сметка на предаващата клетка.
• Бутон за местене на количество/сума – размества стойностите за количество/сума между реда
• Бутон за местене на количество/сума в комбинация с клавиш “Ctrl”– копира съответната стойност на друг ред без това да променя стойността на предаващата клетка.
• Бутон за местене на количество/сума в комбинация с клавиш “x” или “*”– извършва умножение по следния начин: умножава стойностите на предаващата и получаващата клетка и поставя произведението като нова стойност на получаващата клетка без да се променя стойността на предаващата клетка.
• Бутон за местене на количество/сума в комбинация с клавиш “/” – извършва деление по следния начин: дели стойностите на предаващата и получаващата клетка и поставя полученото като нова стойност на получаващата клетка без да се променя стойността на предаващата клетка.

Масови операции:

Ако няма чекнат ред, прилагат се за всички редове. При наличие на един или повече чекнати редове се прилагат само за чекнатите редове.

• Приложи количество – поставя едно и също количество на всеки ред или всеки чекнат ред от таблицата. След въвеждане на съответното количество се натиска Ентер.
• Приложи сума – поставя една и съща сума на всеки ред или всеки чекнат ред от таблицата. След въвеждане на съответната сума се натиска Ентер.
• Приложи счетоводна сметка – поставя една и съща сметка на всеки ред или всеки чекнат ред от таблицата. След натискане на бутона се показва прозорец за избор на сметка.
• Приложи % отстъпка – прилага процентна отстъпка на всеки ред или всеки чекнат ред от таблицата. След въвеждане на отстъпката се натиска Ентер.
• Приложи отстъпка (BGN) – разпределя въведената стойностна отстъпка на всеки ред или всеки чекнат ред от таблицата. След въвеждане на отстъпката се натиска Ентер.
• Размени количество и сума – разменя стойностите на количества и суми на всеки ред или всеки чекнат ред
• Количество = Сума – копира стойността на сума в количество на всеки ред или всеки чекнат ред без да променя стойността на сума
• Количество = Сума * Количество – умножава сума и количество и поставя полученото в количество за всеки ред или чекнат ред без да променя стойността на сума
• Количество = Сума / Количество - дели сума на количество и поставя полученото в количество за всеки ред или чекнат ред без да променя стойността на сума
• Количество закръгли до цяло число
• Сума = Количество – копира стойността на количество в сума на всеки ред или чекнат ред, без да променя стойността на количество
• Сума = Количество * Сума – умножава количество и сума и поставя полученото в сума за всеки ред или чекнат ред без да променя стойността на количество
• Сума = Количество / Сума – дели количество на сума и поставя полученото в сума за всеки ред или чекнат ред без да променя стойността на количество
• Сума премахни 20% ДДС – премахва 20% ДДС от сумата за всеки ред или всеки чекнат ред
• Сума премахни 9% ДДС – премахва 9% ДДС от сумата за всеки ред или всеки чекнат ред

Конфигуриане

За да работите с тази функционалност не е необходимо предварително да правите допълнителни настройки. Въпреки това, в системата са налични следните опции, които може да бъдат от полза в определени ситуации.

Отворете настройки на съответната папка за Покупки/Продажби и в таб "Разширени настройки" намерете група "Извличане редове фактура". Тук можете да промените обхвата на обучението като може да избирате из между това обучението, което се извършва в документите в конкретната папка да използва обучените данни на ниво фирмено досие, т.е. от всички папки на фирменото досие за конкретната категория или обучението да се ограничи само до текущата папка. Също така са налични и бутони за изтриване на обучени данни на ниво текущата папка или на ниво фирмено досие за тази категорията на текущата папка.

Статистика

Направихме тест с 279 различни фактури. Резултатите от теста са както следва:

• Обща средна успеваемост - 83%
• Обща средна успеваемост за дигитални PDF фактури - 85%
• Обща средна успеваемост за сканирани фактури - 79%
• Обща средна успеваемост за фактури за гориво от тип касова бележка - 93%

Със следващи версии да подобряваме тези показатели.