Месечно ДДС с CONTROLISY accounting

30 Октомври 2020, автор Константин Стоянов

Осчетоводяването на фактури и проследяването на процеса по изготвяне и подаване на месечни ДДС документи е бързно, лесно и сигурно с CONTROLISY accounting.

Системата спестява до 85% от времето за ръчно осчетоводяване и изготвяне на пакет от месечни ДДС документ (СД по ЗДДС, Дневник на покупките и Дневник на продажбите, и др.) Това се постига чрез модерните технологии, които CONTROLISY accounting изполва за автоматизиране на счетоводния процес. Системата чрез OCR извлича данните от всяка фактура и автоматично попълва номер, дата, сума, ДДС ставка, данъчна основа, валута, валутен курс, контрагент. Системата автоматично прави и счетоводна контировка.

CONTROLISY accounting има готов експорт към различни счетоводни софтуери, което осигурява директно импортиране на счетоводните контировки в съответните счетоводни продукти.

По-долу ще покажем в няколко стъпки как става това:

1. От своя офис клиентът сканира или качва фактурите.

Най-добра ефективност се постига, когато клиентът качва фактурите от своя офис без да се налага физически да ги носи или изпраща по куриер до офиса на счетоводната къща. CONTROLISY accounting поддържа множество варианти за добавяне на фактури. Това позволява на потребителя да използва най-удбония за конкретния случай метод. По-долу обобщаваме различите методи за това:

• Качване и масово качване на файлове от локалния компютър, вкл. с провлачване от имейл
• Качване и масово качване на файлове от Dropbox и Google drive
• Сканиране и масово сканиране на документи директно в CONTROLISY accounting
• Качване на файлове без логин чрез TEAMLOOK uploads
• Качване на файлове без логин чрез изпращане на файлове до уникален за конкретната папка имейл
• API интерфейс

2. Системата автоматично извлича данните от фактурите и прави контировка. Вие само проверявате.

Веднага след като клиентът качи фактурите, системата извлича данните от всеки документ и автоматично попълва номер, дата, сума, ДДС ставка, данъчна основа, валута, валутен курс, контрагент. В допълнение системата прави автоматично и счетоводна контировка. Счетоводителят получава известие, че има нови фактури за обработка.

В случая, за конкретна фактура обработката се изразява в следното:

• С един поглед счетоводителят бързо проверява дали автоматично извлечените данни са правилни. Интерфейсът е изключително удобен за това - напрактика счетоводителят вижда на един екран данните, превю на фактурата и всички съпътстващи фактурата файлове.
• Ако е необходимо, счетоводителят коригира счетоводната контировка, вкл. я допълва като сложна счетоводна контировка.
• С натискане на 1 бутон счетоводителят потвърждава, че документът е готов за експорт.

3. С един клик се генерира файл, който импортирате в счетоводния софтуер.

След като счетоводителят прегледа всички неосчетоводени фактури и ги постави в статус готов за експорт е необходимо само да натисне бутон, който автоматично генерира файл за импорт към съответния счетоводен софтуер. Това променя автоматично счетоводния статус на фактурите, които са били готови за експорт на експортиран.

Веднага след това, счетоводителят импортира файла в съответния счетоводен софтуер. Това действие може да се повтаря колкото пъти е необходимо в рамките на месеца.

4. На 1-во число системата създава ДДС чек-листове, които автоматично се разпределя по счетоводители.

Системата минава през всички фирмени досиета, които са регистрирани по ЗДДС и за всяко от тях генерира ДДС чек лист за предходния данъчен период. Всеки ДДС чек лист се разпределя на конкретен счетоводител, който отговаря за конкретното фирмено досие.

ДДС чек листът е много удобен инструмент за проследяване на процеса по изготвяне и подаване на пакет от документи за месечното ДДС. Гарантира, че няма да бъдат изпуснати нито срокове, нито фирмени досиета, които са регистрирани по ЗДДС. Осигурява бърз достъп до предходни ДДС чек листове за конкретна компания с цел бърза справка и взимане на решение. Проследяването на резулат за периода спрямо предходни периоди е лесно и на една ръка разстояние.

5. Чрез счетоводния софтуер генерирате дневници, СД и други съпътстващи документи и ги добавяте към съответните ДДС чек листове.

ДДС чек листът съхранява всички генерирани от счетоводния софтуер документи на едно място. По този начин данните и файловете стават едно цяло и осигуряват лесна проследяемост.

6. ДДС чек листът показва свършените и оставащи задачи, резултат за текущ и минали периоди. Край на грешките и пропуските.

Всеки ДДС чек лист се състои от етапи, които показват до къде е стигнал процеса за конкретната компания и конкретния месец. В допълнение, към всеки етап може да има различни типични за счетоводната къща или отдел задачи които счетоводителят трябва да потвърди, че е изпълнил преди да приключи етапа.

Счетоводителят проследява много лесно още колко работа има по ДДС процесите, а главният счетоводител или управител на счетоводна къща във всеки момент може да прецени поцентът на изпълнение и ако е необходимо може да се намеси с цел предотвратяване на грешки и пропуски.

Всеки ДДС чек лист дава достъп до предходните ДДС чек листове за конкретна компания. Това осигурява бърз и лесен достъп до минали резултати за периода и съпътстващите ги документи, което гарантира бързина при работа и взимане на адекватни решения. Служителите, които проверяват работата на счетоводителите лесно могат да достъпят необходимата информация без да губят време.

След подаване на ДДС документите в НАП, счетоводителят добавя към ДДС чек листа протокола за приемане и записва входящия номер. С това процесът за конкретна компания и ДДС период приключва.