Банкови извлечения - конфигуриране и импорт в счетоводна програма

24 Ноември 2021, автор Константин Стоянов
последна актуализация 11 Април 2023

От 24.11.2021 CONTROLISY разполага с инструмент за автоматично обработване на движения по банкови сметки и импорт в счетоводен софтуер.

В тази статия ще разгледаме:

1. Как работи и защо е полезно [#]
2. Обхват на импорта - банки и счетоводни програми [#]
3. Конфигуриране на папка от тип Банка за експорт [#]
4. Добавяне и обработка на банково извлечение [#]
5. Импорт в счетоводна програма [#]

1. Как работи и защо е полезно

Осчетоводяването на движенията по банкови сметки често е трудоемка и монотонна задача, която кара счетоводителите да търсят алтернативни подходи за решаването й.

CONTROLISY осигурява интелигентен и лесен за използване инструмент, който след като получи "суровите" данни от конкретно банково извлечение, стартира автоматична обработка, в рамките на която обвързва фактурите с плащания, индикира бюджетни и други плащания, изчислява валутна разлика, когато е необходимо, и сглобява счетоводна контировка. В процеса на обработка, системата се учи от действията на счетоводителя като след всяко банково извлечение точността на намиране на данните и преценката за счетоводна контировка стават все по-големи.

В зависимост от банката, в системата работи с различни файлови формати - XML, XLS, XLSX, CSV, MT940 в TXT. Независимо, че тези формати не винаги са подходящи за четене от потребител, на тяхна база системата автоматично генерира извлечения в PDF и XLSX формати, които могат да се използват от счетоводителите за допълнителна справка при нужда.

Този модел на работа осигурява отлични условия за спестяване на време при осчетоводяване

Процесът може да се опише в следните 2 стъпки:

СТЪПКА 1
В CONTROLISY добавяме файлове с банкови извлечения. CONTROLISY ги обработва автоматично и сглобява счетоводни контировки.

СТЪПКА 2
С един клик CONTROLISY създава файл за импорт, който импортираме в съответната счетоводна програма.

Изтеглете:
Инструкция за конфигуриране на банки за импорт в счетоводна програма

2. Обхват на импорта - банки и счетоводни програми

2.1. Списък на банките, с които работи CONTROLISY и описание на мястото, от където се изтеглят съответните файлове с данни за банковите трансакции:

2.2. Счетоводни програми, към които CONTROLISY прави импорт на банкови трансакции:

• Микроинвест Делта Про - ✓ разработен
• McMaster - ✓ разработен
• Бизнес Навигатор - ✓ разработен
• Ажур - ✓ разработен
• Плюс Минус - ✓ разработен
• WorkFlow - в процес на разработка
• Пасосс - в процес на разработка
• Софтсистемс - ✓ разработен
• CsAcc - ✓ разработен
• Булмар Офис - в процес на разработка
• EJ - в процес на разработка
• ФАКТ - ✓ разработен
• Едис АСО - ✓ разработен
• Универсален експорт - ✓ разработен

Повече за видовете експорт към счетоводни програми, които прави CONTROLISY, можете да прочетете ТУК

3. Конфигуриране на папка Банка за експорт

3.1. Добавяне на допълнителни сметки в сметкоплана

Експорът на банкови извлечения борави със сметки, които до момента може да не са част от сметкоплана, който е създаден в CONTROLISY. Без претенции за изчерпателност, такива сметки може да са: 151, 421, 424, 425, 452, 4538, 4539, 454, 455, 457, 459, 461, 463, 498, 499, 503, 504, 509, 621, 629, 721, 729, вариации на подсметки и др. подобни.

Ако всички необходими сметки са вече част от сметкоплана в CONTROLISY, пропуснете т.3.1.

Добавянето на нови сметки в сметкоплана може да се направи в папка 03-Документи по клиенти/Конкретна фирма/01-Счетоводство, избира се бутон Сметкоплан, след което с двоен клик на мишката се влиза в редакционен режим на полето "Сметкоплан", където се извършват съответните действия, след което се натиска бутона за запис.

3.2. Създаване и конфигуриране на папка от тип Банка

Ако папката съществува, пропуснете т.3.2.
Важно: Ако папката съществува, съдържа банкови извлечения и не е била конфигурирана за експорт за наличните банкови извлечения, препоръчваме да направите нова папка, която да използвате за целите на експорта.

3.2.1. Папка от тип Банка се създава от стандартния интерфейс за добавяне на нови папки, а именно от таб "Услуги и папки" към конкретно фирмено досие.

Фирменото досие може да се достъпи или през дървото в ляво и избор на 02-Управление на клиенти/02-Фирмени досиета/Конкретно фирмено досие/Таб Услуги и Папки, а ако се намираме в някоя от папките към 03-Документи по клиенти/Конкретна фирма, можем да изберем бутона с петолъчка, който се намира в горния десен край на екрана.

3.2.2. След като отворим фирменото досие, отиваме на таб "Услуги и папки" и правим двоен клик с мишката върху таблицата на полето "Счетоводни папки". Веднага след това, системата отваря таблицата със "Счетоводни папки" разгънато и в горния десен ъгъл намираме бутон "Създай папка". След клик върху бутон "Създай папка" системата създава нова папка, която е със служебно наименование "Покупки (нова)" и категория "Доставчик".

3.2.3. Можем да сменим името на папката с подходящо за целта (вкл. можем да определим име и на английски, ако автоматичният превод не е точен).

3.2.4. След смяна на името, трябва да кликнем върху бутон "Редактирай настройки", който е с формата на зъбно колело и стои от дясно на полето "Наименование". Системата отваря прозорец "Настройки на папката", след което променяме полето "Категория" от "Доставчик" на "Банка".

Полето "Експорт към софтуер" в този момент е неактивно, тъй като е необходимо първо да посочим "IBAN". Отваряме за редакция полето "IBAN" и избираме съответния IBAN. Ако банковата сметка, която конфигурираме не фигурира в списъка от IBAN-и, можем да я добавим като кликнем върху бутон "Добави", който е под формата на "+" в горния десен ъгъл на отвореното падащо меню. Това действие отваря нов прозорец "Нов документ", в който въвеждаме новия IBAN, избираме "Банка" (в повечето случаи това става автоматично), "Валута" и записваме. След запис, отново отваряме полето "IBAN" и избираме съответната банкова сметка.

Създадените банкови сметки може да се намерят в 03-Документи по клиенти/Конкретна фирма/03-Досие/01-Банкови сметки. Това е мястото, където може предварително да се създадат, така че при конфигуриране на конкретна папка от тип Банка, направо да се изберат от наличните в списъка.

3.2.5. На този етап папката е конфигурирана само за ръчно осчетоводяване и логистика на банкови извлечения. За да я конфигурираме за експорт е необходимо да изберем "да" в полето "Експорт към софтуер". Това води до отваряне на няколко допълнителни полета, които задължително трябва да се попълнят:

• Основна сметка - Това е счетоводната сметка, по която се отчита текущата банкова сметка. Например: 5032.
• Буферна сметка - Системата ще използва тази сметка, когато няма информация каква сметка да избере срещу Основната сметка. Това може да е например 499 или друга подходяща разчетна сметка. Обикновено счетоводната операция използва само временно буферната сметка до момента, в който се избере съответната подходяща сметка.
• Сметка като доставчик (по подразбиране) - Тази счетоводна сметка се използва, когато плащането е по фактура, която не е налична в системата и към контрагента няма изрично посочена счетоводна сметка за отчитане като доставчик.
• Сметка като клиент (по подразбиране) - Тази счетоводна сметка се използва, когато плащането е по фактура, която не е налична в системата и към контрагента няма изрично посочена счетоводна сметка за отчитане като клиент.
• Вид документ (по подразбиране) - Използва се за указване на вид документ по подразбиране за автоматично намерени плащания по фактури, които все още не са налични в системата.

Папката вече е конфигурирана за експорт, като в дашборда й вече има панел за експорт, който е идентичен с панела за експорт на фактури за покупки и продажби.

Папката може да се конфигурира и директно през настройки в рамките на самата папка.

4. Добавяне и обработка на банково извлечение

4.1. Добавяне на банково извлечение

Добавянето на банкови извлечения става по същия начин, по който се добавят фактури в системата. Това може да стане чрез качване на 1 или повече от 1 файлове, изпращане по имейл до папката, използване на приложенията TEAMLOOK uploads за Windows и TEAMLOOK uploads за Android.

В зависимост от банката системата изисква качване на xml или txt файлове. Повече за файловите формати можете да намерите в началото на статията т. 2.1. Списък на банките, с които работи CONTROLISY.

Веднага след качване на съответните файлове системата генерира PDF извлечение и извлечение в XLSX, които могат допълнително да се използват за справка. По този начин нечетимите XML и TXT файлове придобиват удобна за използване форма.

На този етап дълбокият анализ, който системата прави, все още не е стартиран. Това е така, тъй като е най-добре счетоводителят да прецени кога да стартира анализа, защото единствено той може най-точно да прецени дали в системата са постъпили вече всички или почти всички фактури за конкретния месец. Препоръчително е преди да се стартира анализа всички фактури за покупки и продажби са налични в системата. Това значително ще увеличи шанса фактурите автоматично да се обединят с банкови плащания и ще намали времето за обработка.

4.2. Обработване на банково извлечение

Когато счетоводителят прецени, натиска бутон "Старт обработка" с цел да стартира т.нар. "дълбок анализ" на данните за банкови трансакции. В зависимост от големината на извлечението може да се изчака от 2 до 30 секунди, след което се показва бутон "Редактирай". Ако извлечението е с много редове, системата ще генерира няколко бутона "Редактирай", като всеки от тях ще отваря за редакция съответната част от банковите операции.

След натискане на бутон "Редактирай" системата отваря в табличен вид редовете на извлечението. Банковите такси са събрани в 1 ред. Ето какво можем да правим във формата за редакция:

Първичните данни на извлечението не могат да се променят. Например не може да се промени посоката, сумата, оригиналното основание и т.н. Въпреки това някои от данните подлежат на промяна, с цел да се коригира автоматичното предположение, което системата е направила за конкретен ред или необходимост от въвеждане на алтернативно основание.

• Филтриране и търсене - можем да търсим и филтрираме по всички налични данни и статуси, вкл. можем да покажем само проблемните редове.
• Смяна на вид - ако системата е преценила погрешно вида на банковата операция, счетоводителят може ръчно да смени вида на друг подходящ. Това става чрез двоен клик с мишката върху съответната клетка от колона "Вид".
• Може да се редактира основанието, както и обвързаните фактури. Системата прави предположение и автоматично обвързва намерени в CONTROLISY фактури, но ако счетоводителят прецени, може да промени обвързаните данни. Това става чрез натискане на бутон "Редактирай", който се намира в началото на всяка клетка на колона "Фактури/Детайли". Този вид редакция може да се използва и когато в системата не са налични фактурите, по които е направено плащането и е необходимо ръчно да се опишат. Натискането на бутон "Редактирай" отваря прозорец за редакция, в който виждаме поле за промяна на Контрагент, Основание и обвързване с фактури. Обвързването с фактури може да е както с както с конкретна фактура/и от системата, така и с ръчно изписване на номера във формата на "Документи, които не са налични в системата".
• Може да се сменят в някои случаи сметките по Дт и по Кт. Още от самото начало, дори да не е обучена, системата прави предположения кои може да са счетоводните сметки, които съответстват на намерената вид банкова трансакция, стига съответните сметки да са част от сметкоплана в CONTROLISY. В последствие системата започва да се учи от корекциите, които счетоводителят прави и след няколко цикъла все по-рядко ще се налага да се променят счетоводните статии.
• Може да се маркират редове
• Може да се изключват или включват редове - в някои случаи е възможно определен ред да не трябва да се експортира към счетоводна програма, за да не се дублира с друга операция. В тези случаи се използва бутона за изключване на ред.

След като счетоводителят е разгледал и евентуално редактирал данните в извлечението, може да пристъпи към експортиране. За целта се натиска бутон "Потвърждавам, че е готово за експорт". Натискането на този бутон поставя извлечението в статус "2-готов за експорт".

5. Импорт в счетоводна програма

Експортът на банкови извлечения е идентичен на експорта на покупни и продажни фактури. Осъществява се през дашборда на папката, селектира се месецът, за който ще се стартира експорт и се натиска бутон "1 Експортирай готовите за експорт". Системата генерира файл за експорт, подходящ за съответния счетоводен софтуер. Файлът се импортира в счетоводната програма, след което счетоводителят трябва да натисне бутон "2 Осчетоводи експортираните".

С това процесът приключва.

Инструкция
за конфигуриране на банки за импорт в счетоводна програма