От 24.11.2021 CONTROLISY разполага с инструмент за автоматично обработване на движения по банкови сметки и импорт в счетоводен софтуер.
В тази статия ще разгледаме:
1. Как работи и защо е полезно
Осчетоводяването на движенията по банкови сметки често е трудоемка и монотонна задача, която кара счетоводителите да търсят алтернативни подходи за решаването й.
CONTROLISY осигурява интелигентен и лесен за използване инструмент, който след като получи "суровите" данни от конкретно банково извлечение, стартира автоматична обработка, в рамките на която обвързва фактурите с плащания, индикира бюджетни и други плащания, изчислява валутна разлика, когато е необходимо, и сглобява счетоводна контировка. В процеса на обработка, системата се учи от действията на счетоводителя като след всяко банково извлечение точността на намиране на данните и преценката за счетоводна контировка стават все по-големи.
В зависимост от банката, в системата работи с различни файлови формати - XML, XLS, XLSX, CSV, MT940 в TXT. Независимо, че тези формати не винаги са подходящи за четене от потребител, на тяхна база системата автоматично генерира извлечения в PDF и XLSX формати, които могат да се използват от счетоводителите за допълнителна справка при нужда.
Този модел на работа осигурява отлични условия за спестяване на време при осчетоводяване
Процесът може да се опише в следните 2 стъпки:
СТЪПКА 1
В CONTROLISY добавяме файлове с банкови извлечения. CONTROLISY ги обработва автоматично и сглобява счетоводни контировки.
СТЪПКА 2
С един клик CONTROLISY създава файл за импорт, който импортираме в съответната счетоводна програма.
2. Обхват на импорта - банки и счетоводни програми
2.1. Списък на банките, с които работи CONTROLISY и описание на мястото, от където се изтеглят съответните файлове с данни за банковите трансакции:
| Банка | Файл | Бележки |
|---|---|---|
| Уникредит Булбанк | XML | Сваля се от уеб банкирането на Булбанк -> меню Сметки и карти -> подменю Движения и Обороти, избира се период, компания, чеква се "Покажи с детайли", след което се натиска бутон "Изтегли", като от менюто, което се отваря се избира "<> Запази като XML документ". |
| Уникредит Булбанк (кредитна карта) | XLS | Сваля се от уеб банкирането на УниКредит Булбанк -> меню Сметки и карти -> подменю Кредитни карти -> избира се кредитната карта -> задава се Период и се натиска бутон "Експорт" като се избира "Excel без архивиране". |
| Банка ДСК | XML | Сваля се от уеб банкирането на Банка ДСК -> Справки -> Извлечения за период/месец, избира се периода/месеца и се натиска бутон "Експорт към файл", от който се избира опцията "Export to XML document". |
| Пощенска банка | XML | Сваля се от уеб банкирането на Пощенска банка -> Сметки -> Конкретна сметка, натиска се бутон "Движения", който отваря прозорец "Движения", избира се период, чеква се опцията "Покажи с детайли", след което се натиска бутон "Покажи" и накрая се натиска "Запази като xml". |
| Пощенска банка (кредитна карта) | XLS | Сваля се от уеб банкирането на Пощенска банка -> Меню Карти -> Бизнес карти -> Трансакции -> Избира се период и се натиска бутон "Покажи" -> Натиска се бутон "Запази като Ексел". |
| Обединена българска банка | XML | Сваля се от уеб банкирането на ОББ -> Сметки и депозити -> Движение по сметка, чеква се опцията "Подробно извлечение", избира се сметка и период и се натиска бутон "Изпълни". След това се избира ".xml" и се натиска "Експорт". |
| Райфайзенбанк България | XML | Сваля се от уеб банкирането на РФБ -> Сметки -> Движения, избира се периода и се натиска бутон "Търси", след което се натиска бутон "Запази като xml" (</>). |
| Първа инвестиционна банка | XML | Сваля се от уеб банкирането на ПИБ -> Извлечения -> Извлечения по сметка, избира се сметка и период, след което се натиска бутон "Покажи", а след това се кликва върху линка "Общо извлечение за периода". След като се генерира привю на извлечението, навигира се до най-долната част на извлечението и се натиска бутон "XML експорт". |
| Алианц Банк България | MT940 в TXT | Сваля се от уеб банкирането на Алианц Банк България -> меню Движения по сметка, след което се избира бутон "SWIFT MT940", който се намира от ляво на бутон за принтиране над списъка с движения. |
| Прокредит Банк | XLSX | Сваля се от уеб банкирането на Прокредит Банк -> Меню Сметки -> Избира се конкретната сметка и се натиска бутон "Движения". Отваря се справка за движенията, при която се избира периода (уверете се, че системата филтрира движенията само за конкретната сметка, а не за всички сметки) и се натиска бутона за експорт в Ексел. |
| ЦКБ | CSV | Сваля се от уеб банкирането на ЦКБ -> Меню Справки -> Извлечения по сметки -> Избира се период и се натиска се бутон "CSV". |
| Интернешънъл Асет Банк | XML | Сваля се от уеб банкирането на Интернешънъл Асет Банк -> меню Asset online -> Моите продукти -> Избира се опция "Движения", след което се задава период и се избира всички движения, натиска се бутон "Филтрирай", след което в долния ляв край на генерираната справка се натиска бутон "XML". |
| Общинска банка | CSV | Сваля се от уеб банкирането на Общинска банка -> Кликва се върху банковата сметка, като от показаното меню в част Справки се избира Движения. Посочва се период, чеква се "Подробно извлечение" и се натиска бутон Филтрирай, след което в дъното на справката се натиска бутона за експорт в CSV. |
| Тексим банк | CSV | Сваля се от уеб банкирането на ТБ Тексим -> Влиза се в конкретната фирма -> Меню Справки -> Избор на Извлечение по сметка за период. Задава се периода и се изибра съответната банкова сметка, след което се натиска бутон "ОК". Генерира се справката, след което се натиска бутон "Експорт",който се намира в началото на справката. |
| Търговска банка Д | XLS | Сваля се от уеб банкирането на Търговска банка Д -> меню Сметки -> Подменю Движения -> Подменю Движения, избира се период и сметка, след което се натиска бутон "Продължжи". След като се зареди извлечението се натиска бутон "Експорт към ексел", който се намира в горния му десен ъгъл. |
| БАКБ | XML или CSV |
XML файлът се сваля се от уеб банкирането на БАКБ -> Меню Инструменти -> Подменю Справки -> таб Движения -> избира се сметка и период, и се натиска бутон "Търси",
показва се справката на извлечението като в горния десен ъгъл над справката се натиска бутон "Export to xml document" (<>). CSV файлът се сваля се от уеб банкирането на БАКБ -> от конкретната сметка се избира меню Движения -> избира се формат на файла (CSV) и период и се натиска бутона за експорт. |
| Revolut | CSV |
Сваля се от уеб банкирането на Revolut -> Кликва се върху "..." и от отвореното меню се избира Statements -> Monthly statements -> Избира се конкретна валута чрез бутон Select, Период, тип на файла - CSV, след което се натиска бутон Download.
Ако към IBAN-а има повече от една валути, трябва да се генерира csv файл за валутата, която се поддържа от текущата папка. Останалите валути по този IBAN трябва да се обработят отделно в други папки за този IBAN и съответстваща валута.
|
| myPOS | XLS |
Сваля се от уеб банкирането на myPOS -> Меню Бизнес сметка -> Подменю Сметки -> Влиза се в конкретната сметка. В таб Активност и се избира периода, след което се натиска бутон "Изтегли", а в менюто което бутона отваря се избира "Изтеглете детайлен XLS файл".
В CONTROLISY myPSO и iCard оперират под един и същи BIC - INTF
|
| iCard | XLS |
Свалят се от уеб банкирането на iCard -> От менюто се избира опцията "Сметки", след което се избира опцията "Трансакции" -> Задава се период, а в полето "iCard for Business Сметки:" се избира конкретната банкова сметка -> Натиска се бутон "Търсене", който зарежда трансакциите -> От менюто "Изтеглете като:", което се намира в дясно над заредената справка се избира опцията "Детайлен XLS файл".
В CONTROLISY myPSO и iCard оперират под един и същи BIC - INTF
|
| PayPal | CSV |
Сваля се от Paypal -> Кликва се "Activity", след което се натиска кръглия бутон със стрелка надолу -> В секция "Download detailed statements" избираме "Custom" -> В меню "Payments" избираме "Statements - monthly and custom" -> Избираме период и натискаме бутон "Create report", след което в колона "CSV" избираме Request.
Извлеченията на PayPal са многовалутни и няма възможност да се генерират по отделни валути. Поради това, при добавяне на CSV файл системата обработва съдържанието на файла и генерира толкова отделни извлечения, колкото са валутите на трансакциите в CSV файла.
|
| Paysera | XML |
Сваля се от Paysera -> Сметки и карти -> Извлечение по сметка -> Избира се конкретна валута и период и се натиска бутон "Търсене"-> От реда, който започва със "Свали като:" се избира "ISO 20022 (XML)".
Ако към IBAN-а има повече от една валути, трябва да се генерира csv файл за валутата, която се поддържа от текущата папка. Останалите валути по този IBAN трябва да се обработят отделно в други папки за този IBAN и съответстваща валута.
|
| Wise | CSV |
Сваля се от Wise -> Кликва се върху сметката, след това се натиска бутон "..." (more) и от менюто се избира опцията "Statements" -> Избира се "Accounting statement" -> Посочва се период и формат на файла, като се избира CSV -> Натиска се бутон "Download".
Ако към IBAN-а има повече от една валути, трябва да се генерира csv файл за валутата, която се поддържа от текущата папка. Останалите валути по този IBAN трябва да се обработят отделно в други папки за този IBAN и съответстваща валута.
|
2.2. Счетоводни програми, към които CONTROLISY прави импорт на банкови трансакции:
Повече за видовете експорт към счетоводни програми, които прави CONTROLISY, можете да прочетете ТУК
3. Конфигуриране на папка Банка за експорт
3.1. Добавяне на допълнителни сметки в сметкоплана
Експорът на банкови извлечения борави със сметки, които до момента може да не са част от сметкоплана, който е създаден в CONTROLISY. Без претенции за изчерпателност, такива сметки може да са: 151, 421, 424, 425, 452, 4538, 4539, 454, 455, 457, 459, 461, 463, 498, 499, 503, 504, 509, 621, 629, 721, 729, вариации на подсметки и др. подобни.
Ако всички необходими сметки са вече част от сметкоплана в CONTROLISY, пропуснете т.3.1.
Добавянето на нови сметки в сметкоплана може да се направи в папка 03-Документи по клиенти/Конкретна фирма/01-Счетоводство, избира се бутон Сметкоплан, след което с двоен клик на мишката се влиза в редакционен режим на полето "Сметкоплан", където се извършват съответните действия, след което се натиска бутона за запис.
3.2. Създаване и конфигуриране на папка от тип Банка
Ако папката съществува, пропуснете т.3.2.
Важно: Ако папката съществува, съдържа банкови извлечения и не е била конфигурирана за експорт за наличните банкови извлечения, препоръчваме да направите нова папка, която да използвате за целите на експорта.
3.2.1. Папка от тип Банка се създава от стандартния интерфейс за добавяне на нови папки, а именно от таб "Услуги и папки" към конкретно фирмено досие.
Фирменото досие може да се достъпи или през дървото в ляво и избор на 02-Управление на клиенти/02-Фирмени досиета/Конкретно фирмено досие/Таб Услуги и Папки, а ако се намираме в някоя от папките към 03-Документи по клиенти/Конкретна фирма, можем да изберем бутона с петолъчка, който се намира в горния десен край на екрана.
3.2.2. След като отворим фирменото досие, отиваме на таб "Услуги и папки" и правим двоен клик с мишката върху таблицата на полето "Счетоводни папки". Веднага след това, системата отваря таблицата със "Счетоводни папки" разгънато и в горния десен ъгъл намираме бутон "Създай папка". След клик върху бутон "Създай папка" системата създава нова папка, която е със служебно наименование "Покупки (нова)" и категория "Доставчик".
3.2.3. Можем да сменим името на папката с подходящо за целта (вкл. можем да определим име и на английски, ако автоматичният превод не е точен).
3.2.4. След смяна на името, трябва да кликнем върху бутон "Редактирай настройки", който е с формата на зъбно колело и стои от дясно на полето "Наименование". Системата отваря прозорец "Настройки на папката", след което променяме полето "Категория" от "Доставчик" на "Банка".
Полето "Експорт към софтуер" в този момент е неактивно, тъй като е необходимо първо да посочим "IBAN". Отваряме за редакция полето "IBAN" и избираме съответния IBAN. Ако банковата сметка, която конфигурираме не фигурира в списъка от IBAN-и, можем да я добавим като кликнем върху бутон "Добави", който е под формата на "+" в горния десен ъгъл на отвореното падащо меню. Това действие отваря нов прозорец "Нов документ", в който въвеждаме новия IBAN, избираме "Банка" (в повечето случаи това става автоматично), "Валута" и записваме. След запис, отново отваряме полето "IBAN" и избираме съответната банкова сметка.
Създадените банкови сметки може да се намерят в 03-Документи по клиенти/Конкретна фирма/03-Досие/01-Банкови сметки. Това е мястото, където може предварително да се създадат, така че при конфигуриране на конкретна папка от тип Банка, направо да се изберат от наличните в списъка.
3.2.5. На този етап папката е конфигурирана само за ръчно осчетоводяване и логистика на банкови извлечения. За да я конфигурираме за експорт е необходимо да изберем "да" в полето "Експорт към софтуер". Това води до отваряне на няколко допълнителни полета, които задължително трябва да се попълнят:
Папката вече е конфигурирана за експорт, като в дашборда й вече има панел за експорт, който е идентичен с панела за експорт на фактури за покупки и продажби.
Папката може да се конфигурира и директно през настройки в рамките на самата папка.
4. Добавяне и обработка на банково извлечение
4.1. Добавяне на банково извлечение
Добавянето на банкови извлечения става по същия начин, по който се добавят фактури в системата. Това може да стане чрез качване на 1 или повече от 1 файлове, изпращане по имейл до папката, използване на приложенията TEAMLOOK uploads за Windows и TEAMLOOK uploads за Android.
В зависимост от банката системата изисква качване на xml или txt файлове. Повече за файловите формати можете да намерите в началото на статията т. 2.1. Списък на банките, с които работи CONTROLISY.
Веднага след качване на съответните файлове системата генерира PDF извлечение и извлечение в XLSX, които могат допълнително да се използват за справка. По този начин нечетимите XML и TXT файлове придобиват удобна за използване форма.
На този етап дълбокият анализ, който системата прави, все още не е стартиран. Това е така, тъй като е най-добре счетоводителят да прецени кога да стартира анализа, защото единствено той може най-точно да прецени дали в системата са постъпили вече всички или почти всички фактури за конкретния месец. Препоръчително е преди да се стартира анализа всички фактури за покупки и продажби са налични в системата. Това значително ще увеличи шанса фактурите автоматично да се обединят с банкови плащания и ще намали времето за обработка.
4.2. Обработване на банково извлечение
Когато счетоводителят прецени, натиска бутон "Старт обработка" с цел да стартира т.нар. "дълбок анализ" на данните за банкови трансакции. В зависимост от големината на извлечението може да се изчака от 2 до 30 секунди, след което се показва бутон "Редактирай". Ако извлечението е с много редове, системата ще генерира няколко бутона "Редактирай", като всеки от тях ще отваря за редакция съответната част от банковите операции.
След натискане на бутон "Редактирай" системата отваря в табличен вид редовете на извлечението. Банковите такси са събрани в 1 ред. Ето какво можем да правим във формата за редакция:
Първичните данни на извлечението не могат да се променят. Например не може да се промени посоката, сумата, оригиналното основание и т.н. Въпреки това някои от данните подлежат на промяна, с цел да се коригира автоматичното предположение, което системата е направила за конкретен ред или необходимост от въвеждане на алтернативно основание.
След като счетоводителят е разгледал и евентуално редактирал данните в извлечението, може да пристъпи към експортиране. За целта се натиска бутон "Потвърждавам, че е готово за експорт". Натискането на този бутон поставя извлечението в статус "2-готов за експорт".
5. Импорт в счетоводна програма
Експортът на банкови извлечения е идентичен на експорта на покупни и продажни фактури. Осъществява се през дашборда на папката, селектира се месецът, за който ще се стартира експорт и се натиска бутон "1 Експортирай готовите за експорт". Системата генерира файл за експорт, подходящ за съответния счетоводен софтуер. Файлът се импортира в счетоводната програма, след което счетоводителят трябва да натисне бутон "2 Осчетоводи експортираните".
С това процесът приключва.
0886441407