17 метода за добавяне на файлове в CONTROLISY accounting

Качване и масово качване, сканиране и масово сканиране и много други

Тествайте безплатно за 3 месеца
регистрация

04 Ноември 2020, автор Константин Стоянов

CONTROLISY accounting поддържа множеството алтернативни инструменти за добавяне на файлове, което осигурява удобство на потребителите да използват един или друг инструмент в зависимост от конкретната ситуация. В тази статия обобщаваме методите за добавяне на файлове в CONTROLISY accounting.

Преди да преминем надолу, нека да изясним една много важна характеристика на CONTROLISY accounting, а именно, че файловете в CONTROLISY accounting се съхраняват в т.нар. документи. Един документ може да съдържа 1 или повече от 1 файлове. Това е изключително удбоно, когато 2 или повече файла трябва да се съхраняват заедно, тъй като изразяват едно и също нещо, като го допълват (например Фактура и стокова разписка към фактурата, които са на отделни файлове). Системата няма изисквания какви файлове се добавят, но има ограничение за големината на 1 файл - не повече от 50 MB.

Методите за добавяне на файлове можем да подредим в следните групи:

  1. Бутон Нов документ (Alt+N) към папка (качване на файлове от локален компютър, Dropbox и Google drive, сканиране на хартиени документи) - създава 1 документ с 1 или повече от 1 файлове (5 подметода) [#]
  2. Бутон Масово качване (Alt+U) към папка (качване на файлове от локален компютър, Dropbox и Google drive) - създава няколко документа с по 1 или повече от 1 файлове (4 подметода) [#]
  3. Бутон Масово сканиране (Alt+S) към папка (сканиране на хартиени документи) - създава няколко документа с по 1 или повече от 1 файлове [#]
  4. Качване на файлове без логин в системата чрез Windows приложението TEAMLOOK uploads - създава 1 документ с 1 или повече от 1 файл или няколко документа с по 1 файл [#]
  5. Качване на файлове без логин в системата чрез изпращането им до уникален за конкретната папка имейл - създава 1 документ с 1 или повече от 1 файл или няколко документа с по 1 файл [#]
  6. API интерфейс [#]
  7. Копиране и местене на файлове (2 подметода) [#]
  8. Импортиране на данни за продажби, експортирани от външен софтуер за фактуриране [#]
  9. Добавяне на празен файл или файлов шаблон [#]

1. Бутон Нов документ (Alt+N) към папка

Чрез този метод създаваме един нов документ. За целта трябва да влезем в конкретна папка и да натиснем бутон Нов документ или да използва клавишна комбинация Alt+N.

При създаването на документа, в таб Файлове, потребителят добавя файлове чрез (5 подметода):

  • Качване или провлачване на файлове от локален компютър
  • Готови файлове могат да се качат или провлачат от папка на локалния компютър. Необходимо е Таб Файлове да е в режим за качване на файлове.

  • Провлачване на файлове от имейл на локалния компютър
  • Файлове, които са прикачени към имейл, могат да се провлачат и качат към документа, който се създава. Необходимо е Таб Файлове да е в режим за качване на файлове.

  • Качване от Dropbox
  • Чрез натискане на бутона за Dropbox системата прави връзка с локалния профил на потребителя в Dropbox и показва интерфейс за избор и добавяне на файлове към документа, който се създава. Необходимо е Таб Файлове да е в режим за качване на файлове.

  • Качване на Google drive
  • Чрез натискане на бутона за Google drive системата прави връзка с локалния профил на потребителя в Google drive и показва интерфейс за избор и добавяне на файлове към документа, който се създава. Необходимо е Таб Файлове да е в режим за качване на файлове.

  • Директно сканиране в рамките на системата чрез TEAMLOOK tools (TEAMLOOK Scan Tool)
  • TEAMLOOK tools (TEAMLOOK Scan Tool) е приложение за Windows, което прави връка със скенер и качва сканираните документи директно в CONTROLISY accounting. За да се използва TEAMLOOK tools (TEAMLOOK Scan Tool) е необходимо да се свали и инсталира. Това става като се кликне върху мястото за снимка горе в ляво и в отворения прозорец се избере Таб Документи. Изтегля се TEAMLOOK tools и се инсталира на локалния компютър. След това долу в дясно до часовника се появява малка оранжева икона с инициали "TL", която показва, че приложението е стартирано.

    Необходимо е Таб Файлове да е в режим за сканиране на файлове. В този режим системата зарежда форма за сканиране, чрез която се осъществява връзката със скенера и самото сканиране. Сканираните файлове се добавят автоматично към документа. При сканиране, можем да изберем качеството на сканирани и вида на файла - картинка или PDF (вкл. многостраничен PDF).

2. Бутон Масово качване (Alt+U) към папка

Чрез този метод създаваме няколко документа наведнъж. За целта трябва да влезем в конкретна папка и да натиснем бутон Масово качване или да използва клавишна комбинация Alt+U.

В интерфейса за масово качване, в таб Файлове, потребителят добавя файлове чрез (4 подметода):

  • Качване или провлачване на файлове от локален компютър
  • Готови файлове могат да се качат или провлачат от папка на локалния компютър.

  • Провлачване на файлове от имейл на локалния компютър
  • Файлове, които са прикачени към имейл, могат да се провлачат и качат към документа, който се създава. Необходимо е Таб Файлове да е в режим за качване на файлове.

  • Качване от Dropbox
  • Чрез натискане на бутона за Dropbox системата прави връзка с локалния профил на потребителя в Dropbox и показва интерфейс за избор и добавяне на файлове към документа, който се създава. Необходимо е Таб Файлове да е в режим за качване на файлове.

  • Качване на Google drive
  • Чрез натискане на бутона за Google drive системата прави връзка с локалния профил на потребителя в Google drive и показва интерфейс за избор и добавяне на файлове към документа, който се създава. Необходимо е Таб Файлове да е в режим за качване на файлове.

Този модел позволява няколко файла да се обединят в един документ, ако е необходимо. Това става с провлачване на вече добавените файлове, но преди да се натисне бутона за запис. Тук също е възможно PDF, който се състои от няколко страници да бъде разделен на отделни страници. Всяка група от 1 или повече от 1 файл ще направи нов документ след натискане на бутона сейв.

3. Бутон Масово сканиране (Alt+S) към папка

Чрез този метод създаваме няколко документа наведнъж чрез сканиране директно в системата. За целта трябва да влезем в конкретна папка и да натиснем бутон Масово сканиране или да използва клавишна комбинация Alt+S.

В интерфейса за масово сканиране, в таб Файлове, потребителят добавя файлове чрез:

TEAMLOOK tools (TEAMLOOK Scan Tool) е приложение за Windows, което прави връка със скенер и качва сканираните документи директно в CONTROLISY accounting. За да се използва TEAMLOOK tools (TEAMLOOK Scan Tool) е необходимо да се свали и инсталира. Това става като се кликне върху мястото за снимка горе в ляво и в отворения прозорец се избере Таб Документи. Изтегля се TEAMLOOK tools и се инсталира на локалния компютър. След това долу в дясно до часовника се появява малка оранжева икона с инициали "TL", която показва, че приложението е стартирано.

В режим за масово сканиране, в таб Файлове системата зарежда форма за сканиране, чрез която се осъществява връзката със скенера и самото сканиране. Сканираните файлове се добавят автоматично към документа. При сканиране, можем да изберем качеството на сканирани и вида на файла - картинка или PDF (вкл. многостраничен PDF).

Този модел позволява няколко файла да се обединят в един документ, ако е необходимо. Това става с провлачване на вече добавените файлове, но преди да се натисне бутона за запис. Всяка група от 1 или повече от 1 файл ще направи нов документ след натискане на бутона сейв.

4. Качване на файлове без логин в системата чрез Windows приложението TEAMLOOK uploads

TEAMLOOK uploads е приложение за Windows, което изпраща документи до конкретни папки в CONTROLISY accounting без логинт в системата. За да се използва TEAMLOOK uploads е необходимо да се свали и инсталира. Това става като се кликне върху мястото за снимка горе в ляво и в отворения прозорец се избере Таб "Документи". Изтегля се TEAMLOOK uploads и се инсталира на локалния компютър. След това долу в дясно до часовника се появява малка лилава икона с инициали "TL", която показва, че приложението е стартирано.

След това трябва да разрешим конкретната папка да получава файлове, които са изпратени от TEAMLOOK uploads. Необходимо е да кликнем на бутон три точки горе в дясно и да изберем опцията "Ъплоуд към папка". Показва се прозорец "Ъплоуд към папка", в който променяме статуса на Активен и системата генерира токен.

Отваряме TEAMLOOK uploads и от бутон Настройки създаваме нова папка, като въвеждаме име на папката, токен и адрес, като последните 2 копираме от прозорец "Ъплоуд към папка" в CONTROLISY accounting. Името се въвежда свободно и трябва да е информативно спрямо характера на папката, например "Тест ООД, Покупки".

В TEAMLOOK uploads можем да конфигурираме множество папки. Когато провлачим или изберем файлове, TEAMLOOK uploads ни пита в коя папка от CONTROLISY accounting искаме да качим файловете и какъв е модела на качване - всички файлове в един документ или всеки файл в отделен документ. След това файловете се подреждат на опашка и трябва да натиснем бутон "Изпрати", с което процесът на изпращане започва. Документите се поучават веднага в съотвентата папка в CONTROLISY accounting.

5. Качване на файлове без логин в системата чрез изпращането им до уникален за конкретната папка имейл

За да се използва тази функционалност е необходимо да разрешим конкретната папка да получава файлове по имеял. Необходимо е да кликнем на бутон три точки горе в дясно и да изберем опцията "Имейл към папка". Показва се прозорец "Имейл към папка", в който променяме статуса на Активен и системата генерира уникален за папката имейл. Името се въвежда свободно и трябва да е информативно спрямо характера на папката, например "Тест ООД, Покупки". Можем да посочим по подразбиране какво да прави системата ако получи ZIP архив (дали да го остави като архив или да го разархивира) и какво да се случи, когато към имейла има повече от един файл - да създаде 1 документ с всички файлове или за всеки файл да създаде документ. Системата позволява генерираният уникален за папката имейл да се изпрати на един или повече от един потребители, които ще го използват. По този начин имейлът с името си ще влезе в техните пощенски кутии и в последствие ще го намират по лесно по името, което първоначално е въведено.

Към името на имейла, ако е необходимо, може да се добавят със знак "+" инструкции към CONTROLISY accounting които да променят настройката по подразбиране, ако се получава повече от 1 файл. Т.е. потребителят, който изпраща имейл може да добави "+singledoc" или "+separatedocs", пример: devdocs+ds7ddc+singledoc@controlisy.bg.

Всеки имейл, който се изпраща на имейл адреса на папката и който съдържа файлове ще инициира създаване на документи и качване на тези файлове.

С цел защита от пропуски, ако при изпращането възникне грешка, системата изпраща съобщение за грешката на изпращача, така че да бъде своевременно известен, че качването на файловете, които е изпратил е завършиле с неуспех.

6. API интерфейс

CONTROLISY accounting разполага с API интерфейс, който може да бъде повикан от външна система и чрез него да се качват автоматично файлове, без човешка намеса. При необходимост от свързване с нашето API, моля пишете на support@controlisy.com.

7. Копиране и местене на файлове от един към друг документ (2 подметода)

Това много лесен и достъпен начин файлове, които са налични в един документ в CONTROLISY accounting да се копират или преместят в друг документ. За целта трябва да се използва менюто, което се отваря с бутон три точки към всеки файл, от там избираме Копирай или Изрежи. След това отваряме документа, в който искаме да добавим файловете, вкл. и при режим за създаване на нов документ или масово качване и натискаме бутон Постави, който се намира в групата за Файлове.

8. Импортиране на данни за продажби, експортирани от външен софтуер за фактуриране

В същност с този метод не се добавят файлове, но се създават счетоводни документи с попълнени в тях данни, идващи от файл, който е експортиран от външен софтуер за издаване на фактури. Тази функицоналност е налична в папки от категория "Клиент" (продажби), които са конфигурирани за експорт към счетоводен софтуер. Бутонът за импортиране се намира в група "Импортиране на продажби от TXT файл" към работния плот на съответната папка. Файлът, който се подава към системата трябва да е TXT файл с UFT-8 кодиране.

Целта на тази функционалност е да импортират в CONTROLISY accounting данните за продажби, налични във файл, които след това да се обработят от счетоводителя и да се експортират към съответния счетоводен софтуер. Данните за продажби постъпват в системата без самите фактури. За удобство сме подготвили темплейт (salesImport.xlsx), коxто дават точни указания за начина на използване и какви данни трябва да се предоставят за целите на импорта. Темплейтът е наличен в описанието на импорта на работния плот на съответната папка.

След като данните бъдат импортирани, счетоводителят може да ги провери и постави в статус "готов за екпорт". Това може да стане по класическия начин документ по докумет или с масова редакция на полето "счетоводен статус" в зависимост от това дали е наличе неоходимост от по-подробна проверка или не. Ако няма необходимост от по-подробна проверка, може да се маркират всички фактури, които са със счетоводен статус "неосчетоводен" и маркираните да се редактират масово, като в полето "счетоводен статус" се посочи "готов за експорт". След това процесът на експортиране, импортиране в счетоводен софтуер и осчетоводяване е същия като при останалите начини за обработка на документи с цел експорт и импорт в счетоводна програма.

9. Добавяне на празен файл или файлов шаблон

Чрез този метод може да се избере празен файл или файл с разработен модел (оферта, договор и т.н.). Методът е наличен както при съществуващ документ, така и при създаване на един нов документ и при масово качване на файлове. Навсякъде, където се отваря форма за файлове, над файловете има бутон "+", който като се натисне, показва меню, от което могат да се изберат съответните файлове. Изборът на файл го добавя към документа. Тук ще забележите, че може да се добавя и папка. Това са папки в самия документ, които позволяват, когато е необходимо, при наличие на много файлове, те да бъдат категоризирани в папки и подпапки по преценка на потребителя.

Чрез този метод може да се избере празен файл или файл с разработен модел (оферта, договор и т.н.). Методът е наличен както при съществуващ документ, така и при създаване на един нов документ и при масово качване на файлове. След като файлът се добави в рамките на документа, с него вече може да се работи като например се отвори за редакция на съдържание чрез TEAMLOOK Edit Tool.

Организирайте по-ефективно дейността
на вашата счетоводна къща още днес!

Или вашия счетоводен отдел.

Тествайте безплатно за 3 месеца

Не намирате отговор на вашия въпрос?

Изпратете ни запитване