Тази статия е наръчник за оптимално тестване на CONTROLSY accounting по време на DEMO период. Тук обобщаваме най-важните конфигурации, които трябва да се направят при първоначално започване на работа.
Статията е подходяща за собственици и модератори на профили, които тестват системата по време на DEMO период.
Тъй като CONTROLSY accounting е комплексна система за управление дейността на счетоводни къщи и счетоводни отдели, в началото е необходимо да се отдели известно време за конфигуриране, което след това се отплаща многократно. В тази статия ви представяме първите стъпки при конфигуриране на различни елементи от системата, които ако бъдат следвани ще помогнат на потребителя да открива възможностите на системата пълноценно.
Навигацията се осъществява изцяло чрез лявата колона, в която ще намерите "дърво" от папки и регистри. Всеки елемент, с който боравите, се намира в някоя от тези папки и регистри. Папките и регистрите са разположени йерархично в групи, подгрупи и т.н. според контекста на техния характер. Възможно е в конкретни документи или работни плотове да има бутони и линкове за директно достъпване на папки и регистри, т.е. в тези случаи не се използва "дървото" от папки за навигация, а ресурсът се достъпва директно през бутона или линка. Над "дървото" от папки може да видите и групи за допълнителни елементи като известия, маркери, преки пътища и задачи.
Елементите, през които трябва да се мине можем да обобщим в следните точки:
Ако имате намерение да тествате самостоятелно, можете да пропуснете тази стъпка.
Създайте потребители
Ако имате намерение да тествате самостоятелно, можете да пропуснете тази стъпка.
Системата поддържа 4 вида потребители - собственик, модератор, служител, представител клиент.
Собственик и Модератор са почти еднакви. И двата типа потребители имат пълни права да виждат всичко в системата, вкл. да конфигурират елементи. Единствената разлика е, че собственикът има права да работи с настройки на профила и да заявява платени пакети.
Служител е стандартен потребител от вътрешния за счетоводната къща или счетоводен отдел екип. Служителите достъпват част от папките и регистрите в системата без изрична указване на права, но за повечето части в системата трябва да имат изрично дадени права. Например, за да може служител да вижда фирменото досие, папките и регистрите към него, е необходимо да е посочен като отговорник за конкретна услуга за фирменото досие - това ще покажем по-надолу в тази статия.
Представител клиент е потребител, който е външен за екипа на счетоводната къща или отдел. Това са обикновено потребители, които са от страната на клиента, на които се дава достъп до системата, за да качват/сканират документи, да си правят справки, да си следят плащания и т.н. Тези потребители имат много ограничен достъп до ресурси в системата и достъпват обикновено само тези части от счетоводни и ТРЗ папки, които кореспондират с услугата, за която им е даден достъп.
Влизаме в папка Потребители (02-Екип/01-Потребители). За да създадем нов потребител натискаме бутон "Нов потребител" (Alt+N), след което се показва попап прозорец за въвеждане на данни за новия потребител.
Попълваме всички необходими данни в таб Общи и таб Други. Задължителните данни са тези, които имат червен триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката на съответното поле. В зависимост от това какъв потребител искаме да създадем, можем да променим стойността на полето "Вид потребител". Влизане в режим на редакция за конкретно поле е много лесно - само натискаме ентер или двоен клик с мишката. Записът става с ентер или табулатор. Ако използвате табулатор, ще преминете към следващо поле в редакционен режим. След като е попълнено всичко необходимо, натискаме дискетата за запис и така потребителят се създава.
Новият потребител получава на имейла си имейл, в който е посочен адрес за логване, потребителското му име и временна парола. При първо логване, системата ще поиска от новия потребител да си смени временната парола.
Потребител може лесна да се деактивира, ако му се смени статуса на "неактивен". Неактивни потребители не могат да достъпват системата.
Създайте, активирайте и конфигурирайте фирмено досие
Създайте и активирайте фирмено досие
Фирмените досиета са компаниите, които обслужвате счетоводно. В DEMO периода можете да активирате до 2 фирмени досиета. За да тествате пълноценно системата е добре да добавите поне 1 фирмено досие и да работите с реални документи - само така можете да оцените добре функционалностите на системата.
Влизаме в папка Фирмени досиета (01-CRM/01-Фирмени досиета).
За да създадем ново фирмено досие натискаме бутон "Ново фирмено досие" (Alt+N), след което се показва попап прозорец за въвеждане на данни за новата компания.
Попълваме "Наименование" и "ЕИК". Можем да дефинираме "Група", с която да причислим клиента към група от клиенти на един и същи собственик. Можем да посочим обслужваща фирма, ако имаме повече от една компания, с която сключваме договори за счетоводно обслужване. В таб "Регистрации" може да се посочи дали компанията е регистрирана по ЗДДС.
В таб "Контакти" се свързват контакти, налични в регистър "Контакти" (01-CRM/01-Контакти). Контакт от регистър "Контакти" може да се прикачва към повече от едно фирмено досие. Ако контактът, който искаме да прикачим към фирменото досие не е все още създаден, може да се създаде още при свързването му към фирменото досие в таб "Контакти", като това става с избор на бутон "+".
След като е попълнено всичко необходимо, натискаме дискетата за запис и така фирменото досие се създава. Новосъздадено фирмено досие получава статус "потенциален". За да работите с фирменото досие пълноценно, трябва да го активирате. Фирмено досие се активира като се промени статуса на "активен". В момента, в който активираме досието, системата отключва множество други полета за попълване, както и създава структура от счетоводни и ТРЗ папки в структурата от папки към "02-Документи по клиенти".
Попълнете данни в картона на фирменото досие
Допълнителните данни в активно досие могат да се попълнят като кликнем върху досието и използваме полетата под таблицата с досиета. Другият вариант е да отворим досието в попап прозорец. Това може да стане като натиснем синия бутон, който се показва при позициониране курсора на мишката върху поле Тип за фирменото досие или кликнем върху фирменото досие и изберем бутон три точки над таблицата от досиета и от там изберем опцията "Отвори фирмено досие", с клавишна комбинация Alt+I също може да се отвори в попап прозорец текущото фирмено досие.
Разгледайте данните, които можете да попълните и добавете съответната информация. Добре е да преминете през табове "Правна информация", "Капитал", "Регистрации". В следващата точка ще разгледаме таб "Услуги и папки". Таб "Циклични задачи" няма да разглеждаме в тази статия.
Задайте права на достъп на отговорници и представители на клиента
Правата до ресурси на досието се задават в таб "Услуги и папки", поле "Услуги". С двоен клик върху полето "Услуги" се отваря таблица "Услуги", в която са предефинирани 2 услуги - "Счетоводство" и "Заплати". Към всяка услуга можете да определите един или повече от един Отговорник, Заместник и Представител клиент. Потребителите, които посочите в тези полета ще получат достъп до папките и други ресурси, свързани с конкретната услуга. Отговорниците и заместниците ще получават известия за нови документи.
Конфигурирайте счетоводни папки
Веднага след активиране на досието, системата създава стандартно 5 счетоводни папки по един за всяка категория - Банка, Каса, Начисления, Клиенти (Продажби), Доставчици (Покупки). На този етап можете да промените имената и категориите на всяка от папките. Папки не могат да бъдат изтривани. Имате възможност да създадете до 30 счетоводни папки. Например можете да имате няколко папки за Покупки и няколко за Продажби, ако е необходимо, също така за всяка банкова сметка вероятно ще създадете отделна счетоводна папка.
Категориите на папките имат значение за начина по-който папката ще управлява съхраняваните в нея документи. Така че, ако папката трябва да съхранява банкови извлечения, задължително е да има категория "Банка". Не може да се сменя категорията на папка, която вече има документи.
Името на всяка папка може да се смени в таблицата с папки. А ако искаме да конфигурираме папката с настройки, различни от тези, които са по подразбиране, е необходимо да отворим параметрите на папката. Параметрите на папката могат да се отворят от различни места, но в случая ще ги отворим от бутон за редакция на параметри на папката, който се появява при позициониране на курсора на мишката върху полето Наименование в таблицата Счетоводни папки.
Системата отваря попап прозорец "Параметри на папката". На конфигуриране подлежат табове "Основни параметри", "Документи" и "Експорт към софтуер". В зависимост от категорията на папката, някои табове може да не са налични.
В случая сме отворили параметри на папка от тип "Доставчик" (Покупки). В таб "Основни параметри" можем да посочим дали се попълва номер на счетоводна контировка (по подразбиране - не), дали системата да извлича автоматично данните от документа (по подразбиране - да), дали да се следят плащания (по подразбиране - не), дали да се работи с категоризиране на фактурите по приходни и разходни центрове (по подразбиране - не). В таб "Документи" можем да посочим документ по подразбиране, когато се добавят нови фактури, както кой документ да е ДИ и кой КИ, когато системата автоматично установи, че фактурата е от тип ДИ или КИ.
Таб "Експорт към софтуер" е установен по подразбиране със стойност "не". Ако това остане така, означава, че системата няма да се грижи за експортиране на документи към счетоводен софтуер. Ако желаем да тестваме експорта към счетоводен софтуер, трябва да посочим "да" в полето "Експорт към софтуер". Веднага след това системата показва допълнителни полета за конфигуриране, свързани с експорта. Повече за конфигурирането на експорта ще разгледаме по-долу в "Изберете счетоводна папка за покупки или продажби и я конфигурирайте за експорт" [#].
Разгледайте автоматично генерираната структура от папки за фирменото досие
Веднага след като фирменото досие бъде активирано, системата автоматично създава структура от папки за досието към папка "03-Документи по клиенти". Структурата от папки е разделена на следните групи:
- Счетоводство
- Заплати
- Досие
- Номенклатури
Структурата от папки в Счетоводство се вижда от собственик, модератор, служители, които са вписани като Отговорник или Заместник към услуга Счетоводство за това фирмено досие и Представители на клиента, които са вписани като Представител на клиент към услуга Счетоводство за това фирмено досие. Към папка Счетоводни документи са прикачени всички счетоводни папки за покупки, продажби, банки и др., както описахме по-горе. В рамките на структурата от счетоводни папки може да се моделират до 30 счетоводни папки. Папка други счетоводни документи е предназначена да съхранява документи, които не попадат в обхвата на папки Счетоводни документи като например договори, протоколи, декларации, финансов отчет и др. Част от документите в папка Други счетоводни документи могат да подлежат на осчетоводяване (пример: Протокол за разпределение на дивидент).
Ако влезем в конкретна счетоводна папка ще видим нейния Работен плот. От тук също можем да конфигурираме папката. Влизането в съдържанието на счетоводна папка се осъществява чрез бутон "Всички документи" или с някой от другите предефинирани бутони като "Нови", "Неосчетоводени" и др. От тук можем да правим експорт на фактури, които са готови за експорт.
Ако при конфигурирането на папката има задължителни полета (тези с червен триъгълник горе в дясно), които не са попълнени, системата изписва, че папката не е конфигурирана. В този случай е необходимо да кликнете върху бутон 3 точки и от там да изберете "Параметри на папката", от където да намерите задължителните полета, които не са попълнени и да ги попълните.
В рамките на конкретна счетоводна папка можем да търсим, отваряме, осчетоводяваме, редактираме фактури. По-късно ще добавим фактури и ще разгледаме как се работи с таблицата от списъка с документи.
Чрез папка Outbox можете да изпращате криптирано документи до своите клиенти.
В структурата на Заплати имаме папка Служители, където можем да добавим списък на служителите на фирменото досие, Трудови досиета е папка, в която добавяме трудови досиета на служителите на фирменото досие, а в папка Други ТРЗ документи могат да се поставят всякакви други общи документи, свързани със Заплати. Папки Inbox и Outbox се използват за криптирано предаване на лични данни и друга чувствителна ТРЗ информация.
Структурата от папки в Заплати се вижда от собственик, модератор, служители, които са вписани като Отговорник или Заместник към услуга Заплати за това фирмено досие и Представители на клиента, които са вписани като Представител на клиент към услуга Заплати за това фирмено досие.
В структурата на Заплати имаме папка Служители, където можем да добавим списък на служителите на фирменото досие, Трудови досиета е папка, в която добавяме трудови досиета на служителите на фирменото досие, а в папка Други ТРЗ документи могат да се поставят всякакви други общи документи, свързани със Заплати. Папки Inbox и Outbox се използват за криптирано предаване на лични данни и друга чувствителна ТРЗ информация.
Структурата от папки в Досие се вижда от собственик, модератор и служители, които са вписани като Отговорник или Заместник към услуга Счетоводство, като единствено папка "Справка по чл.73 от ЗДДФЛ" се вижда и от Отговорник и Заместник за услугата Заплати.
В папките от структурата на папка Досие се описва разнообразен по вид информация за различни аспекти от обстоятелствата към фирменото досие, които не се водят през счетоводния софтуер като - списък на превозни средства и разходни норми, списък на заеми и лизинги, данъчен финансов резултат и данъчни загуби, данъчни разлики, приходи и разходи за бъдещи периоди, списък на банковите сметки, бележки и важни събития и др.
Папки номенклатури включат Контрагенти, ДДС операции и Разходи и приходи. В Контрагенти се съхранява списък на клиентите и доставчиците, с които фирменото досие работи. Обикновено при автоматично извличане този списък се създава автоматично без човешка намеса. Разходи и приходи е списък, в който могат да се дефинират приходни и разходни центрове с цел категоризиране на фактурите, ако това е необходимо.
ДДС операциите са много важен елемент, свързан с експорта към счетоводен софтуер. ДДС операциите определят данъчното третиране и включването в съответните ДДС дневници на конкретната фактура. Поради това, всяка ДДС операция има конкретно предназначение и е комбинация от ДДС ставка, категория (типа на папката, за която се отнася), счетоводен софтуер, вид на документа по подразбиране (не е задължително), счетоводна сметка по подразбиране (не е задължително), сметка на контрагента (не е задължително) и ДДС сметка (не е задължително). При някои счетоводни софтуери може да се посочват и допълнителни характеристики като например вид на ДДС операцията и др. ДДС операциите могат да се конфигурират и общо за цялата система в "09-Профил/09-Номенклатури/06-ДДС операции", но това конфигуриране еднократно ще повлияе само на новоактивираните фирмени досиета, тъй като те ще вземат този ресурс от общата папка за ДДС операции, а след това всички промени ще се правят в конкретната папка за ДДС операции към фирменото досие и нови промени в общата папка вече няма да оказват влияние.
Изберете счетоводна папка за покупки или продажби и я конфигурирайте за експорт
За целите на конфигуриране на счетоводни папки за експорт, моля прочетете Конфигуриране на CONTROLISY за експорт към счетоводен софтуер
Започнете реално работа с конкретното фирмено досие и добавете първите няколко фактури
Винаги ще повтарям, че най-добре е вашите клиенти да качват фактурите директно от своите офиси и да не ви ги предоставят на хартия или в някакъв насипен вариант по имейл - този начин на работа би ви спестил изключително много време в сравнение с класическия начин, при който получавате фактури на хартия или във файлове, но в насипно състояние. Независимо от това, през DEMO периода можете сами да качвате и сканирате фактурите, за да усетите процеса във всички негови аспекти, а и на този етап е все още рано да се говори с конкретни клиенти да използват системата, за да качват документи, въпреки че вероятно ще има клиенти, които с радост ще се включат в теста. Вие си познавате клиентите и най-добре можете да прецените дали да включите някой от тях в тестването.
CONTROLISY accounting поддържа разнообрази методи за добавяне на файлове с цел да се отговори на различните случаи, които се нуждаят от конкретно решение. Повече за начините за добавяне на файлове можете да прочетете в статията "Методи за добавяне на файлове в CONTROLISY accounting".
Нека да добавим няколко фактури. В конкретния случай може да са предварително сканирани (въпреки, че съществува инструмент за директно сканиране в системата) или да са готови файлове, които сте получили. Отиваме в папка Доставчици и влизаме в списъка от документи, който е все още празен. Натискаме бутон "Масово качване" и добавяме няколко фактури.
Фактурите са вече добавени. Отговорниците и Заместниците получават вътрешно известие, че имат нови документи за осчетоводяване. Тъй като папката е настроена за експорт към счетоводен софтуер, системата извлича автоматично данните от фактурите и прави счетоводна контировка по подразбиране.
Всеки документ подлежи на преглед, евентуална ръчна корекция на данни и контировка, вкл. добавяне на сметки за сложна счетоводна контировка и потвърждаване, че е готов за експорт. Това става с отваряне на попап прозореца на счетоводния документ в таб "Табло", където от ляво се виждат данните и контировката, в средата е привюто на файла, а в дясно е колоната с файлове, извлечен текст и анотация към файла.
След като прегледаме и потвърдим всички документи, се връщаме на работния плот на папка Доставчици (това става с клик върху името на папка Доставчици в дървото от папки от ляво) и натискаме бутон "Експортирай готовите за експорт". Това ще генерира експортен файл за съответния счетоводен софтуер. След като импортираме успешно файла в счетоводния софтуер, трябва да натиснем бутон "Осчетоводи експортираните", което ще смени автоматично статуса на експортираните фактури на "осчетоводен". С това процесът приключва. След добавяне на нови документи, отново тази процедура се повтаря. Кога да стартирате процедурата е въпрос на ваша лична организация. Може например да се добавят многократно документи през месеца, но вие да ги обработвате и импортирате 1 или 2 пъти в месеца.
Разгледайте централния работен плот
Тук се вижда списък на компаниите, за които отговаряте, а ако сте модератор или собственик на профил, тук имате и таб с всички активни фирмени досиета в системата. По-надолу ще намерите информация за текущи ДДС чек листове и Чек листове ревизии и одити. След това системата показва част Тагове в която има предефинирани бутони за отваряне на документи конкретни статуси - Непрочетени коментари, Маркирани документи, Проблемни документи, Документи за изтриване (ако сте модератор и собственик), Файлове за изтриване (ако сте модератор и собственик.
Накрая се показва списък от статии и видеа, които можете да използвате, за да се обучавате в използването на системата.
0886441407