Конфигуриране на CONTROLISY за експорт към счетоводен софтуер

Какво да направим, за да експортираме фактури към счетоводна програма?

Тествайте безплатно за 3 месеца
регистрация

12 Декември 2020, автор Константин Стоянов
последна актуализация 30 Декември 2020

В тази статия ще намерите информация за конфигурациите, които трябва да направите, за да може CONTROLISY accounting да експортира към счетоводен софтуер.

Към настоящия момент CONTROLISY accounting прави експорт към следните счетоводни софтуери: Микроинвест Делта Про, Бизнес Навигатор, Плюс Минус, Mc Master. Периодично разширяваме списъка със счетоводни програми, към които системата прави експорт. Какви разработки за експорт към счетоводни софтуери предстоят можете да прочетете в следната статия: Счетоводни програми, към които CONTROLISY accounting прави експорт.

Преди да се стартира работа с конкретна счетоводна папка и да се добавят фактури е необходимо да се конфигурира папката за експорт. Фактурите, добавени преди конфигурирането няма да получат съответните настройки за експорт.

За експорт могат да се конфигурират папки от тип "Доставчик" (Покупки) и "Клиент" (Продажби).

Стъпки:

  1. Изберете софтуер по подразбиране [#]
  2. Изберете идентификатори на документи [#]
  3. Какво е "ДДС операция" и как да я конфигурираме? [#]
  4. Уверете се, че към съответното фирмено досие е посочен счетоводен софтуер [#]
  5. Конфигуриране на сметкоплан и списък с описания [#]
  6. Конфигуриране на конкретна счетоводна папка за експорт [#]

1. Изберете софтуер по подразбиране

Това се прави еднократно, ако вече е направено, пропуснете тази стъпка.

В 09-Профил/01-Лиценз отворете лиценза като ползвате синия бутон горе в дясно на формата за лиценз. След като се отвори прозореца на лиценза, в таб "Общи" намерете поле "Счетоводен софтуер" и изберете счетоводният софтуер, с който работите.

2. Изберете идентификатори на документи

Това се прави еднократно, ако вече е направено, пропуснете тази стъпка. Ако конфигурирате експорт към Бизнес Навигатор пропуснете тази стъпка, тъй като Бизнес Навигатор не изисква подобна настройка.

В 08-Номенклатури/01-Видове документи се намира списък с видовете документи в CONTROLISY. Обикновено тук конфигурираме полето "Идентификатор" с код на конкретен документ, съответстващ на изискванията за това при конкретната счетоводна програма. В някои случаи е възможно да има необходимост да се създадат или използват повече видове документи. Например в Плюс Минус Фактурите и Известията се делят на такива за покупки и за продажби. В Делта Про и Mc Master това не е необходимо.

В помощния текст към полето "Идентификатор" (отваря се с бутон "?", който стои от дясно на името "Идентификатор") са посочени кодовете на видовете документи за всеки софтуер.

След като конфигурираме Видове документи, можем да преминем към настройка за експорт на конкретна счетоводна папка.

3. Какво е "ДДС операция" и как да я конфигурираме?

Това обикновено се прави еднократно, ако вече е направено, пропуснете тази стъпка, освен ако конкретната компания има нужда от създаване на допълнителни ДДС операции.

ДДС операциите са съвкупност от характеристики, които определят характера на фактурата за ДДС цели. Към всяка фактура системата автоматично свързва ДДС операция, която в последствие се използва от експорта, за да предаде в експортния файл нужните данни за ДДС третирането на конкретната счетоводна контировка.

ДДС операциите се конфигурират в общите номенклатури на системата (08-Номенклатури/02-ДДС операции) и в номенклатурите на конкретната фирма (03-Документи по клиенти/Конкретна фирма/09-Номенклатури/02-ДДС операции). Добре е преди да се стартира с работата по системата да прегледате ДДС операциите в общите номенклатури и да направите помени или да създадете нови според конкретните нужди. Това е така, тъй като, когато активирате фирмено досие, системата ще копира общите ДДС операции в индивидуалните за фирменото досие ДДС операции и няма да се налага да правите нови промени в индивидуалните ДДС операции, освен, ако практиката налага добавяне или конфигуриране на специфична за фирменото досие ДДС операция.

Промени по общите ДДС операции не оказват влияние върху индивидуалните ДДС операции на активираните фирмени досиета. Също така, промени по индивидуални ДДС операции не оказват влияние върху общите ДДС операции.

ДДС операциите се състоят от следните полета:

Таб "Общи"

  • Наименование
    Използвайте наименование, което ясно изразява приложението на ДДС операцията според нейните характеристики. Например: "Покупки 20% ПДКт".
    ВАЖНО! За Бизнес Навигатор Наименованието е много важен атрибут и не може да се въвежда свободно, а трябва точно да съответства на кода на конкретен шаблонен документ. Например: "+Ф20%"
  • ДДС ставка
    20%, 9% или 0%.
  • Категория
    Изберете между "Доставчик" (Покупки) или "Клиент" (Продажби). Категорията указва ясно предназначението на ДДС операцията.
  • Счетоводен софтуер
    Счетоводен софтуер. Изборът на счетоводен софтуер може да отвори допълнителен таб "Допълнителни настройки", в който се въвеждат специфични за счетоводната програма настройки. При конфигурирана счетоводна папка за конкретен счетоводен софтуер, за фактурите в тази папка системата ще показва само ДДС операциите, които са причислени към този счетоводен софтуер.
  • Вид документ
    Ако няма ясно обоснована причина, оставете това поле празно. Ако има причина ДДС операцията да е обвързана с конкретен документ, изберете документа от падащото меню. При отчитане на фактури при режим "Касова отчетност" при Делта Про е необходимо да се създаде ДДС операция, която е свързана с режим "Касова отчетност". За целта изрично в създадената ДДС операция трябва да се избере Вид документ за целите на касовата отчетност.
  • Счетоводна сметка
    Ако няма ясно обоснована причина, оставете това поле празно. Ако има причина ДДС операцията да е обвързана с конкретна счетоводна сметка, въведете я ръчно като спазвате изискването на CONTROLISY за сглобяване на счетоводна сметка за конкретния софтуер.
  • Сметка на контрагент
    Посочете счетоводната сметка, с която ще се отчита вземането от клиент (411, 4111, 4110, 411/1 и т.н.) или задължението към доставчик (401, 4011, 4010, 401/1 и т.н.).
  • ДДС сметка
    Посочете ДДС сметката, по която ще се отчитат разчетите за ДДС, например 4531, 4532.

Таб "Допълнителни настройки"

  • За Бизнес Навигатор
    Табът е скрит и няма какво допълнително да се конфигурира.
  • За Микроинвест Делта Про
    Полето "Операция по ДДС" задължително трябва да се попълни както за категория "Доставчик", така и за категория "Клиент". При категория "Клиент" системата отваря допълнително поле "VIES". Опциите в посочените полета изцяло съответстват на номенклатурите в Делта Про.
  • За Плюс Минус
    Полето "Операция по ДДС" задължително трябва да се попълни както за категория "Доставчик", така и за категория "Клиент". Опциите в полето "Операция по ДДС" изцяло съответстват на номенклатурите в Плюс Минус.
  • За Mc Master
    Полето "Операция по ДДС" задължително трябва да се попълни както за категория "Доставчик", така и за категория "Клиент". Опциите в полето "Операция по ДДС" изцяло съответстват на номенклатурите в Mc Master.
  • За Друг счетоводен софтуер (универсален експорт)
    Показват се 4 полета "Идентификатор 1", "Идентификатор 2", "Идентификатор 3", "Идентификатор 4". В зависимост от изискванията на счетоводната програма, тук могат да се поставят наименования и индекси, необходими на счетоводния софтуер да определи ДДС третирането на конкретната счетоводна операция.
Преди да започнете да конфигурирате ДДС операции, проверете дали такива вече няма конфигурирани стандартно за системата. В тези случаи разгледайте предефинираните ДДС операции и нанесете корекции, ако е необходимо. Добавете нови, ако е необходимо.

След като конфигурираме ДДС операциите, можем да преминем към конфигуриране на видове документи.

4. Уверете се, че към съотвентото фирмено досие е посочен счетоводен софтуер

Обикновено при създаване на ново фирмено досие, полето "Счетоводен софтуер" се попълва задължително и в повечето случаи би трябвало да е вече с попълнена стойност. Ако това е така, можете да пропуснете тази стъпка.

Намерете съответното фирмено досие в 02-Управление на клиенти/01-Фирмени досиета и в поле "Счетоводен софтуер" към таб "Общи" изберете съответния счетоводен софтуер, ако полето е все още празно.

5. Конфигуриране на сметкоплан и списък с описания

Тъй като това се прави еднократно за конкретна компания, ако вече сте конфигурирали сметкоплан, пропуснете тази стъпка, освен ако желаете да добавите нови сметки.

Сметкопланът се дефинира еднократно за всяко фирмено досие. За целта трябва да отворим 03-Документи по клиенти/конкретна фирма/01-Счетоводство, като чрез бутон отваряме меню, от което избираме "Параметри на папката".

Трябва да попълним полето "Сметкоплан". Това е сметкоплан, който ще се прилага за всички папки от категория Доставчик (Покупки) и Клиент (Продажби) за конкретното фирмено досие. Тук не ни е необходим целият сметкоплан на фирмата, а само тези сметки, с които ще се правят счетоводни операции. Това се сметки от гр. 30, 402, 412, 60 и др. подобни дефинирани в конкретната счетоводна програма. Тук не добавяйте сметки за ДДС разчети (453) и сметки за разчети с контрагенти от вида 401 и 411 - тези сметки се взимат от системата от избраната ДДС операция. При Делта Про тук може да се поставят сметки за касови плащания (гр.50, 422), както и приключвателни сметки (гр.61) В зависимост от счетоводния софтуер може да има специфичен начин на изписване на счетоводните сметки. Обикновено сметките се изписват по следния начин като се използва разделител "|" (на следващата картинка можете да видите къде на клавиатурата се намира този символ, като трябва да сте превключили на английски език):

При всички счетоводни софтуери без Делта Про и Бизнес Навигатор:

  • При сметка без партида
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка
  • При сметка с партида без количества
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка|Партида
  • При сметка с партида и с количества
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка|Партида|Мерна едниица
  • При сметка с количества без партида
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка||Мерна едниица

При Делта Про:

  • При сметка без количества
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка|||индекс за вида на сметката
  • При сметка с количества
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка||мерна единица|индекс за вида на сметката

"Индекс за вида на сметката" при Делта Про е допълнителен идентификатор, с който се посочва дали сметката се използва за общо осчетоводяване, плащане или приключвателни операции.

  • нормална сметка - 1. Повечето сметки получават тази категория.
  • сметка за плащане - 2. Тази категория е само за сметки, които се използват за плащане като например 501, 422.
  • разходи за дейността - 3. Тази категория е за приключвателни сметки от рода на 611 и др. подобни.

При Бизнес Навигатор:

  • При сметка без партида, която не е за касово плащане
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка|||1
  • При сметка без партида, която е за касово плащане
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка|||2|Код на платежен докумет от Бизнес Навигатор (например: -РКО, +ПКО и др.)
  • При сметка с партида без количества
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка|Партида||1
  • При сметка с партида и с количества
    Счетоводна сметка|Име на счетоводната сметка|Партида|Мерна едниица|1

"Индекс за вида на сметката" при Бизнес Навигатор е допълнителен идентификатор, с който се посочва дали сметката се използва за общо осчетоводяване или плащане.

  • нормална сметка - 1. Повечето сметки получават тази категория.
  • сметка за плащане - 2. Тази категория е само за сметки, които се използват за плащане като например 501, 422. При този идентификатор е необходимо да се посочи и код на платежен документ от Бизнес Навигатор на шеста позиция.

Повече от една сметка се въвеждат с ентер на нов ред. За всеки счетоводен софтуер сме разработили генератор на сметкоплан, който може да се използва за по-лесно сглобяване на сметкоплан. Генераторът на сметкоплан се намира и сваля от конкретното Помощно описание на модела на формиране на счетоводни сметки, който може да се отвори от бутон , стоящ в дясно от името на полето "Сметкоплан".

Използвайте генератора и помощното описание за повече информация за формирането на счетоводните сметки за конкретна счетоводна програма.

В допълнение, може да създадете списък с описания, които ще използвате при осчетоводяването на фактури. За целта е необходимо да се отвори полето "Описания" и с ентер на отделни редове да посочите описанията, които ще използвате.

6. Конфигуриране на конкретна счетоводна папка за експорт

На конфигуриране за експорт подлежат папки от тип "Доставчик" (Покупки) и "Клиент" (Продажби). Системата позволява да се използват до 30 счетоводни папки към едно фирмено досие.

Добавяне и конфигуриране на счетоводни папки се прави от 02-Управление на клиенти/02-Фирмено досие/Конкретно фирмено досие/Таб Услуги и Папки Таблица "Папки". Таблицата се отваря в нов прозорец с двоен клик, където и да е върху таблица "Папки". В таблица "Папки" можем да добавим нови папки, да променим имената на папките и да отворим прозорец с параметри на конкретна папка с цел конфигуриране. Отварянето на параметри на папка става от оранжевия бутон за редакция, който се намира от дясно на името на папката.

Конфигурирането на параметри на счетоводна папка може да се направи и от съответната счетоводна папка. За целта влизаме в счетоводната папка, например папка "Доставчици", зарежда се работния плот на папката и натискаме първия бутон "Всички документи [вход]". Системата отваря стандартния изглед на папка "Доставчици". Чрез бутон отваряме меню, от което избираме "Параметри на папката". Отваря се прозорец "Параметри на папката".

Таб "Основни параметри"

  • Наименование
    Тук можете да смените името на папката.
  • Категория
    Тук може да се смени категорията на папката. Категорията не може да бъде сменена, ако папката съдържа документи. Категориите са: Доставчик, Клиент, Банка, Начисление, Каса.
  • Попълване номер на контировка
    Оставете "не", ако не попълвате номер на счетоводна операция. Ако е избрано "да", системата ще показва допълнително поле към всяка фактура за въвеждане на номер на счетоводния запис. Задължително е да изберете "не", ако правите настройка за експорт към софтуер.
  • Следене плащане
    Ако няма изрична причина, изберете "не". Обикновено тази опция е включена, ако клиентът на счетоводната къща желае сам да следи плащанията по фактурите, които качва.
  • Следене приходи/разходи
    Ако няма изрична причина, изберете "не". Обикновено тази опция е включена, ако клиентът на счетоводната къща желае сам да категоризира фактурите с приходни и разходни центрове.

Таб "Документи"


При автоматичното извличане на данни от фактурата чрез OCR системата определя дали документът е фактура или известие. Съответно в зависимост от тази категория системата трябва да знае кой от видовете фактури или известия да избере според случая. Поради това в таб "Документи" трябва да се изберат документи по подразбиране както следва:

  • Вид документ (по подразбиране)
    Тук обикновено избираме някакъв вид фактура.
  • ДИ (по подразбиране)
    Тук обикновено избираме някакъв вид дебитно известие.
  • КИ (по подразбиране)
    Тук обикновено избираме някакъв вид кредитно известие.

За експорт към софтуери, различни от Бизнес Навигатор е необходимо в съответния вид документ да е попълнено полето "Идентификатор" (вижте част "Конфигуриране на видове документи") [#].

Таб "Експорт към софтуер"


По подразбиране тук е избрано "не". Това означава, че папката първоначално е конфигурирана за ръчно осчетоводяване. След избор на "да", системата отваря няколко допълнителни полета, които трябва да се попълнят:

  • Счетоводен софтуер
    Полето е непроменяемо, счетоводният софтуер излиза автоматично, като системата взима данни от конкретното Фирмено досие.
  • Номер на папка - само при Булмар Офис
    Тук въвеждаме номер на папката от Булмар Офис към която CONTROLISY ще екпортира.
  • ДДС операция (20%) (по подразбиране)
    Тук избираме най-често срещата ДДС операция при 20% ДДС от фактурата. Системата автоматично намира и извлича ставката на ДДС от фактурата. След като я извлече и ако все още не е обучена, тя ще свърже фактурата с точно тази ДДС операция по подразбиране.
  • ДДС операция (0%) (по подразбиране)
    Тук избираме най-често срещата ДДС операция при 0% ДДС от фактурата. Системата автоматично намира и извлича ставката на ДДС от фактурата. След като я извлече и ако все още не е обучена, тя ще свърже фактурата с точно тази ДДС операция по подразбиране.
  • ДДС операция (9%) (по подразбиране)
    Тук избираме най-често срещата ДДС операция при 9% ДДС от фактурата. Системата автоматично намира и извлича ставката на ДДС от фактурата. След като я извлече и ако все още не е обучена, тя ще свърже фактурата с точно тази ДДС операция по подразбиране.
  • ДДС операция (касова отчетност) (по подразбиране)
    При автоматичното извличане на данни от фактурата, системата открива режим на касова отчетност. Съответно при наличие на режим на касова отчетност, системата ще използва тази ДДС операция по подразбиране.
  • Счетоводна сметка (по подразбиране)
    Тук избираме счетоводна сметка по подразбиране, с която системата ще сглоби счетоводна контировка, ако все още не е обучена. След като системата се самообучи, тази сметка няма да се има предвид при автоматичното сглобяване на счетоводна контировка.
  • Счетоводни сметки за касово плащане
    Тук може да се посочат една или повече сметки за касово плащане като 501, 422 и др. Това ще се използва от системата при откриване на касово плащане по съответната фактура и сглобяване на допълнителна счетоводна контировка за касовото плащане, когато съответният счетоводен софтуер поддържа импорт на касови плащания. Обикновено тук сметките се въвеждат така: 501|Каса, 422|Подотчетни лица, като всяка сметка се поставя на нов ред с ентер.
    При Плюс Минус и Mc Master тук не може да се попълнят стойности, а системата сама попълва полето с предефинирани стойности за тези софтуери. При Делта Про това поле не е налично.
  • Счетоводна сметка за касово плащане (по подразбиране)
    Тук избираме счетоводна сметка по подразбиране за касово плащане, която системата автоматично ще избере в счетоводна контировка за касово плащане, когато открие касово плащане по фактура.
  • Описание (по подразбиране)
    Може да се остави празно. След като системата се обучи, няма да взима това описание, а ще използва научените данни за добавяне на описание.

Вече можем да стартираме работата със счетоводната папка

С това завършваме конфигурирането на счетоводната папка за експорт към счетоводен софтуер. От този момент вече може да се добавят фактури с качване или сканиране и да се стартира т.нар. invoice processing, при който счетоводителят проверява и потвърждава фактурите. При проверката на фактурите винаги използвайте режим "Таб Табло", който показва данните, контировката и привюто на фактурата на един екран.

Таб "Табло" е част от попап прозореца на фактура, който се отваря по различни начини когато сме в съответната счетоводна папка: клавишна комбинация Alt+i, син бутон, който се намира в колона "Тип" или опцията "Отвори документи", която се избира от менюто, което се отваря от бутон "три точки" над списъка с фактури межди бутоните за качване/сканиране на нови фактури и името на папката.

Счетоводителят проверява полетата, оцветени в оранжево с цел да потвърди визуално, че са попълнени от системата правилно. Ако е необходимо, нанася корекции. Може да промени ДДС операцията и Описанието. Възможно е да се промени и счетоводната контировка като се направи двоен клик върху таблицата с контировката. Корекциите обучават системата, така че при добавяне на нова фактура от същия вид, тя ще вземе вече наученото и ще го приложи. Самообучението е автоматично и непрекъснато и не изисква вниманието на счетоводителя - системата сама преценява с какво да се самообучи.

След проверка на данните, счетоводителят трябва да натисне бутон "Потвърди + →". Това ще "паркира" текущата фактура като "готова за експорт" и ще отвори следващата по ред фактура за проверка.

Как работи?

  1. Фактурите постъпват в системата чрез качване или сканиране
    Системата поддържа 17 метода за качване и сканиране, които можете да видите ТУК. Целта е да има удобство за всеки отделен случай и така да може да се избере най-подходящия метод.
  2. Системата прави OCR и автоматична контировка
    Веднага, след като фактурите постъпят в CONTROLISY системата стартира OCR процес за всяка фактура като извлича: номер, дата, сума, валута, валутен курс, ДДС ставка, данни за контрагента (клиента или доставчика). Автоматично системата сглобява счетоводна контировка като взима най-достоверната контировка за конкретната фактура, използвайки натрупаните "знания" от автоматичното самообучение.
  3. Счетоводителят преглежда фактурите (т.нар. invoice processing)
    Счетоводителят получава известие за новите фактури и започва да ги обработва. В същност обработката се състои в това счетоводителят да провери визуално дали автоматично извлечените и попълнени от системата данни и счетоводни записи отговарят на действителността и ако е необходимо - извършва корекции. Направените корекции на счетоводната контировка автоматично обучават системата, така че следващият път тя може да предложи още по-точен счетоводен запис.
    Интерфейсът е изключително удобен, тъй като счетоводителят вижда всички данни на един екран - в ляво автоматично извлечените данни от фактурата (системата ги оцветява в оранжев цвят) и счетоводната контировка, а в дясно се вижда привю на конкретната фактура. С натискане на бутон, счетоводителят удостоверява, че фактурата е проверена известие системата веднага показва следващата по ред фактура за проверка. Проверената фактура се "паркира" от системата за експорт.
  4. Счетоводителят импортира в счетоводен софтуер
    След като счетоводителят провери всички фактури, с един клик генерира експорт на фактурите и счетоводните операции и импортира файла/файловете по правилата на съответната счетоводна програма. Веднага след импортирането, счетоводителят се връща в CONTROLISY и с един клик прави всички импортирани фактури "Осчетоводени", с други думи фактурите стават архивирани, като в бъдеще могат да бъдат търсени за справки и ревизии.

Други помощни материали

Организирайте по-ефективно дейността
на вашата счетоводна къща още днес!

Или вашия счетоводен отдел.

Тествайте безплатно за 3 месеца

Не намирате отговор на вашия въпрос?

Изпратете ни запитване