CONTROLISY е ново технологично решение, което помага на счетоводната общност в България да си осигури повече свободно време и по-висока ефективност и конкурентоспособност. Основните ползи от използването на CONTROLISY са свързани със спестяване на време, осигуряване на добър контрол върху работата и създаване на пространствена независимост при наемане на служители и нови клиенти.
В тази статия ще разгледаме ползите от CONTROLISY и защо е подходящ за всички счетоводни кантори и счетоводни отдели:
- Спестява време при осчетоводяване на фактури, банки и касови плащания [#]
- Спестява време при логистика на фактури, банкови извлечения и други документи [#]
- Спестява време при търсене на фактури, банкови извлечения и други документи [#]
- Намалява грешките [#]
- Намалява психологическата умора [#]
- Увеличава контрола и самоконтрола [#]
- Предоставя информация за анализ на натовареността [#]
- Решава проблема с недостига на квалифицирани служители [#]
- Осигурява условия за изнесен офис (home office) за реализиране на непрекъсваемост на дейностите [#]
- Осигурява възможност да увеличите клиентите и приходите си [#]
1. Спестява време при осчетоводяване на фактури, банки, касови плащания
Една от основните и най-често използвани функции на CONTROLISY е (1) автоматичното извличане на данни от фактурите чрез OCR, (2) генериране на автоматична счетоводна контировка към всяка фактура и (3) импортирането на данните в счетоводен софтуер. Чрез CONTROLISY може да спестите до 85% от времето за ръчно осчетоводяване на фактури и банки..
(1) Данните се извличат както от сканирани фактури (JPG, PNG, PDF), така и от дигитални PDF файлове (генерирани от друг софтуер), doc, docx, xls, xlsx, rft и други популярни файлови формати. След извличането системата автоматично попълва: номер фактура, дата фактура, дата падеж, сума, данъчна основа, ДДС ставка, Вид по ДДС за дневниците, Контрагент (име, ЕИК, ДДС номер, адрес, управител), вид документ (фактура, дебитно известие, кредитно известие), валута, валутен курс, описание. Направихме тест с 200 разнородни фактури и получихме 96.3% точност на автоматичното индексиране (прочетете повече ТУК.)
(2) Веднага след извличането на данните, системата сама сглобява счетоводна операция като използва информация от т.нар. самообучени контировки. При равни други условия, след 1-2 цикъла на осчетоводяване системата научава кои счетоводни записи на кои фактури съответстват и така с времето на счетоводителя все по-рядко му се налага да променя контировките.
(3) С един клик системата генерира файл за импорт към счетоводна програма. Към момента на последна редакция на тази статия CONTROLISY прави експорт към Микроинвест Делта Про, Бизнес Навигатор, Ажур, Mc Master, Плюс Минус, WorkFlow, Булмар Офис, EJ, Scipter(i), АЛМА Прим, Пасосс, ФАКТ (Ранком), CP accounting, ЕДИС АСО, CsAcc, Softsystems. В допълнение системата поддържа и универсален експорт. Повече за софтуерите, към които CONTROLISY прави експорт можете да прочетете ТУК.
В допълнение, чрез CONTROLISY се обработват автоматично и импортират в счетоводен софтуер банкови извлечения, генерират се и се експортират протоколи по чл.117 от ЗДДС.
2. Спестява време при логистика на фактури, банкови извлечения и други документи
Тъй като CONTROLISY се достъпва от всякъде и вашите клиенти могат да използват системата, за да качват своите счетоводни документи. CONTROLISY е отлична алтернатива на класическия физически документооборот, тъй като в основата му стои типична система за управление на документи (DMS). С цел осигуряване на удобство, системата поддържа 18 метода за добавяне на счетоводни документи.
С CONTROLISY вече не се налага да получавате документи на хартия, които да подреждате и съхранявате по класьори - вашият клиент директно от своя офис качва или сканира фактурите, след което получавате известие за нови документи, които чакат да бъдат осчетоводени.
Всичко това спестява много време в сравнение с класическия модел на приемо-предаване на фактури.
3. Спестява време при търсене на фактури, банкови извлечения и други документи
Няма значение каква е причината да търсите документ, дали, за да си направите справка или да го изпратите в НАП по ревизия, или на одитор по време на независим одит, намирането на фактури е изключително бързо и лесно, тъй като всички документи се намират в системата и са автоматично индексирани.
Всеки клиент на счетоводна кантора може да има профил в системата и да достъпва фактурите на своите компании. Това означава, че в сравнение с класическия модел, при който хартиените документи са при Вас и клиентът търси от Вас съдействие, за да му сканирате и изпратите конкретен документ, клиентът вече може сам да си намери конкретна фактура без да Ви ангажира с това.
4. Намалява грешките
Чрез OCR системата сама открива необходимите данни за осчетоводяването на фактури. Това означава, че Вие само визуално проверявате дали данните са извлечени правилно и не се налага класическото въвеждане на номер, дата, сума и т.н. за всяка фактура. С други думи системата влиза в ролята на счетоводител, който попълва данните, а Вие сте в ролята на контролираща страна. Този модел осигурява много високо ниво на качество на информацията и намалява драстично грешките в сравнение с ръчното въвеждане на данни.
5. Намалява психологическата умора
Ежедневното въвеждане на еднотипни данни (номер, дата, сума, контрагент и т.н.) създава психологическа умора при счетоводителите. С времето тази умора започва да тежи и демотивира и това кара хората да напускат професията.
Допълнително, при класическия модел на документооборот, много често фактурите пристигат накуп след края на месеца и така за кратко време се натрупва много работа.
OCR функцията на CONTROLISY напрактика елиминира ежедневното ръчно въвеждане на данни, а системата за документооборот осигурява текущо получаване на документи без натрупване за определен период. Всичко това създава за счетоводителя модел на балансирано протичане на работния ден и по-малко психологическа умора.
6. Увеличава контрола и самоконтрола
CONTROLISY разполага със справки, които в реално време показват на счетоводителя по кои компании колко фактури чакат да бъдат осчетоводени, колко фактури са проблемни, дублирани и т.н. Т.е. този инструмент дава пълна моментна картина на счетоводителя за оставащата работа. По този начин счетоводителят лесно може да прецени по кои задачи да работи и не може да изпусне срокове.
От г.т. на управителя на счетоводна кантора или главен счетоводител, системата осигурява пълен поглед върху всички компании и неизпълнените към момента ангажименти (неосчетоводени документи и др.). Това дава сигурност, че във всеки един момент може да се направи анализ на моментната картина от ангажименти и да се предприемат корективни действия, ако е необходимо.
7. Предоставя информация за анализ на натовареността
Един от основните критерии за определяне на цената на счетоводната услуга е броят на документите за осчетоводяване. Системата осигурява справки по всички компании, вкл. и графики, които дават информация на собствениците на счетоводни кантори за средно месечния документооборот с цел да се прецени натовареността по конкретни компании, а от там и корекция на цената. От друга страна това е и инструмент за определяне натовареността на счетоводителите и предприемане на действия по разместване на компании.
8. Решава проблема с недостига на квалифицирани служители
Обикновено трудно се намират квалифицирани счетоводители, особено в по-малките населени места. Това намалява възможностите на счетоводните кантори да се разрастват и създава рискове при напускане на счетоводител.
CONTROLISY може да помогне в 3 аспекта:
(1) Благодарение на това, че системата се достъпва от всякъде, можете да наемате счетоводители и от други населени места. Да, това е напълно възможно и част от счетоводните кантори вече го правят. Това Ви осигурява много по-широк пазар на труда, от този, който имате във Вашето населено място, което означава, че увеличава значително шансовете да намирате по-лесно квалифицирани специалисти.
(2) Същинската работа по проверка на автоматично индексираните фактури можете да прехвърлите на служители, които не са квалифицирани счетоводители. Да, това също е напълно възможно, тъй като за тази дейност са Ви необходими служители, които са точни и не допускат грешки и които лесно могат да бъдат обучени на какво да обръщат внимание. Назначаването на служители, които не са счетоводители разширява обхвата на възможностите да наемате качествен пероснал.
(3) Както посочихме в началото на статията, една от основните ползи от CONTROLISY е свързана със спестяването на време. Това означава, че същото количество работа може да се свърши с по-малко служители.
9. Осигурява условия за изнесен офис (home office) за реализиране на непрекъсваемост на дейностите
Възможността вашите служители да работят от вкъщи (изнесен офис, home office) в случай на гледане на болно дете или непредвидени ситуации като коронавирус пандемията ви гарантира непрекъсваемостта на счетоводните дейности и повече доволни клиенти.
10. Осигурява възможност да увеличите клиентите и приходите си
CONTROLISY Ви дава възможност да работите с клиенти от различни населени места, вкл. и извън България. За Вашия клиент е изключително лесно да качва счетоводните си документи в системата, т.е. не е необходимо физически да се срещате. Възникнали въпроси към конкретна фактура лесно се решават чрез коментари към конкретната фактура, които можете да насочите към Вашия клиент.
Тъй като една от основните функции на CONTROLISY е да спестява време, спестеното време можете да използвате за обслужване на по-голям брой клиенти.
Системата ви съдейства да увеличавате приходите си, успоредно с оптимизиране на разходите. Това е така, тъй като спестявате време, спестявате офис пространство, спестявате разходи за персонал и повишавате качеството. Всичко това води до увеличаване на клиентите, а оттам и приходите като нетна стойност и като процентно съотношение към направените разходи.
0886441407