Софтуерът, който намалява времето за контиране на фактури и банки с до 85%

Единственото в България пълноценно софтуерно решение за автоматизиране на счетоводната дейност

Тествайте безплатно за 2 месеца
регистрация

28 Април 2022, автор Константин Стоянов

CONTROLISY е първата и единствена софтуерна услуга в България, специално създадена за цялостно управление дейността на счетоводни кантори и отдели, независимо от счетоводния софтуер, с който работят.

CONTROLISY спестява голяма част от времето за осчетоводяване на фактури за покупки и продажби, касови плащания, банкови извлечения, протоколи по чл.117 (вкл. масово генериране).

CONTROLISY автоматично извлича и попълва реквизитите на фактурите и сглобява счетоводни контировки, като прави импорт в различни счетоводни програми. Осигурява удобен и мощен интерфейс за търсене по всякакви критерии.

CONTROLISY осигурява условия за работа от разстояние, както от страна на счетоводителите, които могат да работят от вкъщи, така и от страна на потребителите (например клиентите на счетоводните кантори), които качват/сканират счетоводни документи.

CONTROLISY доказано помага на счетоводните кантори да увеличават пазарния дял и приходите си и да стават все по-конкурентоспособни и високо технологични.

CONTROLISY е създаден от екип от опитни счетоводители и програмисти със задълбочени, експертни познания върху спецификите на дейността и нуждите на счетоводните кантори.

Ето защо CONTROLISY е единственият продукт за пълна автоматизация на счетоводството:

Функционалности

Други конкурентни продукти
Разнообразни функционалности
CONTROLISY е цялостна система за управление дейността на счетоводни кантори и отдели: Безхартиено счетоводство и автоматично контиране, Управление на отношенията с клиенти (CRM), Задачи, Тайм шийтове (Timesheet), Чек листове (Checklist), управление на информацията за заплати. Функционалност, ограничена само до качване и експорт на фактури, което налага счетоводните кантори и отдели да търсят други допълнителни различни решения.

Импорт на данни и контировки в счетоводни програми

Други конкурентни продукти
Обхват на експорта към счетоводни програми
Импортира счетоводни статии към широк кръг от счетоводни програми и ERP системи. Обикновено са адаптирани само към един или няколко конкретни счетоводни продукта.
Експорт на данни и счетоводни контировки за фактури за покупки
да да
Експорт на данни счетоводни контировки за фактури за продажби
да да
Експорт на данни и счетоводни контировки за фактури за покупка/продажба на стоки/материали/продукция - количествено водене на материални запаси
да Не разполагат с такава функционалност.
Експорт на данни и счетоводни контировки за чуждестранни фактури (внос, ВОП, услуги чл.21 и др.)
да Не разполагат с такава функционалност.
Експорт на данни и счетоводни контировки за касови плащания
да да
Експорт на данни и счетоводни контировки за банкови плащания
да Не разполагат с такава функционалност.
Генериране и експорт на протоколи по чл.117 (ВОП, услуги чл.21 и др.)
да (вкл. масово генериране на протоколи) Не разполагат с такава функционалност.
Експорт на свободни контировки
да Не разполагат с такава функционалност.
Разпознаване на дублирани фактури
Разпознава и дава индикация за дублирани фактури Не разполагат с такава функционалност.
Разпознаване на кредитни известия
Разпознава кредитните известия Не разполагат с такава функционалност.
Разпознаване на проформа фактури
Разпознава и дава индикация за проформа фактури Не разполагат с такава функционалност.
Автоматично намиране на контрагенти по фактури, които са физически лица
да Не разполагат с такава функционалност.
Инструмент за подобряване разпознаването на фактури, отпечатани на матричен принтер
да Не разполагат с такава функционалност.
Автоматична самообучаваща се счетоводна контировка
Счетоводната контировка към фактури се генерира автоматично, като на един екран се вижда контировката и фактурата. Контировката може да се променя или допълва. На практика документът се осчетоводява в системата, а в счетоводния софтуер само се импортира. Ако счетоводителят нанесе корекции, системата се самообучава, което й позволява автоматично да сглоби най-точната счетоводна контировка. Ако системата се е обучила за повече от една контировка, под основната контировка, която е сглобена на база на критерий “най-достоверна контировка”, системата показва и други възможни контировки за конкретния случай, които могат да бъдат избрани с един клик с мишката. Системата се обучава и за ДДС третирането на съответната фактура. Колкото повече работите със системата, толкова повече времето за осчетоводяване намалява. Някои софтуери не поддържат счетоводна контировка. Други поддържат, но нямат адекватен процес на самообучение или използват остарели и неефективни подходи на шаблонизация.

OCR и автоматично индексиране на данни

Други конкурентни продукти
Качество на OCR
Висок процент на успеваемост на разпознаване (96,3% от направен тест (отвори теста) с 200 фактури), включително и за чуждестранни фактури на всякакви езици. Предлагане на лимитирани функционалности за извличане на данни.
Извличане на данни от фактури на различни езици
Освен с фактури на български език, системата работи с фактури на всякакви други езици и успешно прави автоматично индексиране. Местните системи обикновено работят с фактури на български език и трудно се справят с разнообразни чуждестранни фактури, а чуждестранните продукти обикновено трудно се справят с фактури на кирилица. Оттам допускат множество грешки при автоматичното индексиране.
Степен на развитие на OCR
Развиваме OCR технологията от повече от 4 години, което ни позволи да натрупаме огромен опит на база, на който сме разработили множество прецизни алгоритми и сме обучили невронна мрежа, които заедно работят за висока степен на точно разпознаване и автоматично индексиране на данните. Обикновено това са частично пригодени решения, които са в процес на разработка и връщат незадоволителни резултати.
Данни, които се извличат
Системата автоматично извлича: номер, дата, данъчна основа, сума, ДДС ставка, валута, валутен курс, контрагент (име, ЕИК, ДДС номер и др.), наличие на касово плащане, падеж. Обикновено извличат: номер, дата, сума, контрагент (в някои системи контрагентът се създава ръчно).
Извличане на редовете на фактурата (артикулите)
Системата може да извлича редовете на фактурата като попълва в контировката количество, единична цена и стойност и прави опит за намиране и на счетоводната сметка. Това е особено удобно при т.нар. складово счетоводство. Няма такава функционалност.
OCR процес
Автоматичното извличане на данни чрез OCR стартира веднага след като фактурите се качат в системата Обикновено е необходимо да се натисне ръчно изричен бутон за OCR към всяка фактура, за да се извлекат данните, което е огромна загуба на време.
Файлове, от които се извличат данни
Работи с широк набор от файлови формати – pdf (сканиран или генериран от друг софтуер), jpg, jpeg, png, html, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, txt. Извлича данни от ограничен брой файлови формати.

Файлове

Други конкурентни продукти
Много файлове към една фактура
Към една фактура могат да се поставят повече от един файл, да се създават папки и подпапки в рамките на фактурата, подредени по логика, която е удобна за счетоводителя. Не разполагат с такава функционалност.
Разделяне и съединяване на PDF
Наличен е удобен интерфейс както за разделяне на PDF файлове на отделни страници, така и за обединяване на няколко PDF файла в един файл. Не разполагат с такава функционалност.
Изрязване на част от страница
Наличен е удобен интерфейс за изрязване на парче от страница на PDF файла или картинка. Това е много удобно, ако на една страница са сканирани няколко фактури. Не разполагат с такава функционалност.
Методи за качване на файлове (фактури) (вижте повече тук)
Множество лесни и бързи начини за качване на файлове (вкл. без профил в системата):
  • качване на готови файлове (изисква профил в системата)
  • сканиране директно в системата (изисква профил в системата)
  • автоматично извличане от получен имейл (без профил в системата)
  • качване чрез TL Uploads за Уиндоус (без профил в системата)
  • качване чрез TL Uploads за Анроид (без профил в системата)
  • качване чрез TL уеб Uploads (без профил в системата)
  • качване от Google drive и Dropbox (изисква профил в системата)
  • копиране и местене на файлове (изисква профил в системата)
  • създаване на празен файл (изисква профил в системата)
  • качване чрез API интерфейс (свързване на външен софтуер, който автоматично изпраща фактурите)
Ограничени методи за качване на файлове.
Експорт на файлове
Експортиране на файлове и масово преименуване с данни от фактурите. Т.е. след експорта, файловете могат да получат в имената си част или всички данни от фактурата (например: inv2511144451-25.01.2022-ОМВ.pdf). Не разполагат с такава функционалност.

Работа с фактури

Други конкурентни продукти
Масова редакция
Масова редакция на различни данни, свързани с фактури. Това ускорява значително процеса на обработка на фактурите преди импорта им в счетоводна програма. Не разполагат с такава функционалност.
Известяване за нови фактури, банкови извлечения и други документи
Получаване на имейл и вътрешно известие при постъпване на нови документи. Това е особено удобно, когато клиент на счетоводната кантора качва нови фактури в системата. Не разполагат с такава функционалност.
Проблемни фактури и комуникация
При наличие на фактура, по която счетоводителят има въпроси относно осчетоводяването й, фактурата може да се постави в състояние “проблем” и през нея директно счетоводителят може да напише коментар, който да се получи от друг потребител, който може да реши проблема, вкл. клиента на счетоводната кантора. Не разполагат с такава функционалност.
Търсене на фактури и други документи по многобройни критерии
Многобройни възможности за бързо и лесно търсене в цялата база данни. Възможност за запис на предефинирани модели за търсене. Запазва последните 10 направени търсения. Ограничени възможности за търсене, само по няколко критерия.
Интерфейс, удобен за счетоводители
Разполага с удобен за работа интерфейс, който е специално създаден за счетоводители. Интерфейсът осигурява бързина при работа и лесно ориентиране при големи обеми от информация. Фактурите и останалите данни са добре подредени в познат табличен интерфейс, който осигурява бързо и лесно намиране на документи с търсене по разнообразни критерии. Интерфейсите не позволяват постигане на бързина и значително спестяване на време при работата, не са достатъчно практични за счетоводителя.
Хронологична история
Всяка фактура разполага с подробна хронологична история от момента на създаване, като се натрупва данни, свързани с всички промени, отваряне на фактура, сваляне на файл, добавяне на файлове и т.н. Не разполагат с такава функционалност.

Потребители и контрол

Други конкурентни продукти
Достъп и потребители
Създаване на отговорници и заместници по фирми с различни права, както и лесно проследяване и контрол на действията им. Достъпът може да се определи за цяла фирма, отделни части (Счетоводство, Заплати) и до отделни папки и регистри. Възможност за вписване на различни служители, които достъпват цяла фирма. Няма възможност за детайлизиране и проследяване.
Контрол и самоконтрол
Системата разполага с различни динамични справки, чрез които счетоводителят може да си осъществява самоконтрол, а управителят на счетоводната кантора или главният счетоводител в счетоводния отдел може да осъществява общ контрол. Контролът се осъществява за всички фирми едновременно като се следи за неосчетоводени или натрупани фактури и други документи, както и за неосъществени конфигурации на системата. Не разполагат с такава функционалност.

Фирмени досиета

Други конкурентни продукти
Управление на фирмени досиета
Възможност за качване на изчерпателна информация към фирмено досие (основна информация, правна информация, регистрации, контакти, досие и циклични задачи). Само основна информация (име, ЕИК, ДДС номер, МОЛ и адрес).
Масово създаване и лесно конфигуриране на фирмени досиета
Масово създаване на фирмени досиета. Създаване на ново фирмено досие базирано на съществуващо такова (копира основни настройки и спестява време). Не разполагат с такава функционалност.

Управление на задачи и дейности

Други конкурентни продукти
Свободни задачи
Наличие на регистър на задачите като всеки потребител може да поставя на себе си и на други потребители задачи. Не разполагат с такава функционалност.
Циклични задачи по фирми
Системата разполага с инструмент за създаване на циклични задачи към всяка фирма с цел да не се пропуснат срокове. Управителите на счетоводните кантори и отдели могат да наблюдават в реално време изпълнението на задачите. Не разполагат с такава функционалност.
Тайм шийтове
Наличие на тайм шийтове, чрез които потребителите отчитат количеството работа по фирми и дейности. Не разполагат с такава функционалност.
Чек листове
Разполага с чек листове - комплексни процеси за изпълнение на важни счетоводни дейности (Чек лист ДДС, Ревизии и одити). Те повишават качеството на работата и контрола върху изпълнението, както и намаляват грешките. Не разполагат с такава функционалност.

Достъп и сигурност

Други конкурентни продукти
Облачна (онлайн) система
Не изисква инсталиране, започвате работата веднага. Достъпва се от всяка точка на земното кълбо. Обикновено изискват инсталиране на вашия компютър, което отнема от свободното пространство в него, вкл. за базата данни и файловете.
Нови версии
Новите версии на системата се актуализират централно и мигновено за всички потребители, без допълнително заплащане. Всяка нова версия се инсталира ръчно отново и отново, като обикновено това се заплаща.
Непрекъсваемост и физическа сигурност
Сървърите на CONTROLISY са позиционирани в професионален дейта център в София и е осигурена среда на непрекъсваемост на работата с защита от пожар, наводнение, земетресение, прекъсване на електрическото захранването и Интернет връзката, като е осигурена и денонощна физическа охрана и видео наблюдение. Сървърите са заключени в специални шкафове, като достъпът е строго регламентиран и ограничен. Предвид инсталирането на конкретни локални станции, няма как да се осигури непрекъсваемост и физическа сигурност.
Архиви и сигурност на данните, защита от загуба на информация
Ежедневно автоматично архивиране на данните, вкл. в т.нар. допълнителен “студен” архив. Файловете се достъпват само от профила на съответния потребител според правата, които са му зададени, т.е. не могат да се достъпят отвъд интерфейса на CONTROLISY. Архивът на документите се намира в локалния диск на компютъра Ви. Всеки би могъл да влезе вътре и да ги достъпи, дори да изтрие документи. При срив на компютъра Ви има голяма опасност да изгубите цялата информация и файлове.

Брандиране и персонализиран домейн

Други конкурентни продукти
Брандиране
Системата позволява да се постави персонализирано име на профила и персонализирани лога. Не разполагат с такава функционалност.
Индивидуален имейл
Системата позволява да се свърже с имейл сървър, контролиран от клиента като за получаване на фактури, така и за изпращане на системни съобщения. Не разполагат с такава функционалност.
Индивидуален домейн
Индивидуалният домейн позволява системата да изглежда така, все едно е инсталирана на ваш сървър. Индивидуалният домейн може да е поддомейн на основен домейн, който използвате за уеб сайта, който представя бизнеса Ви. Например: office.example.com, documents.example.com, portal.example.com и т.н. Не разполагат с такава функционалност.
Двустепенно удостоверяване при логин
Възможност да се включи двустепенно идентифициране на потребителя при логин с цел увеличаване на сигурността. Не разполагат с такава функционалност.

Други функции и особености

Други конкурентни продукти
Управление на трудови досиета и информация за месечни ТРЗ калкулации
Съхранение и логистика на ТРЗ документи (списък на служители, трудови досиета, други трудово-правни документи и документи, свързани с месечните ТРЗ калкулации). Не разполагат с такава функционалност.
Гъвкаво управление на счетоводни папки
Възможност за създаване на различни счетоводни папки по вид и брой - Покупки, Продажби, Банки, Каса, Начисления. Например могат да бъдат създадени няколко папки от тип Покупка, ако в това има практически смисъл. Всяка папка може да се наименува по начин, определен от счетоводителя. Всяка папка разполага с множество допълнителни настройки, които улесняват работата в специфични случаи. Не разполагат с такава функционалност.
Логистика на други счетоводни документи
Възможност да се архивират и търсят документи, които не са фактури и банкови извлечения. Например - договори, нотариални актове, протоколи от ОС, заповеди и т.н. Не разполагат с такава функционалност.
Възможност за работа в няколко фирми, папки и регистри едновременно, отворени в няколко прореца
да Не разполагат с такава функционалност.
Възможност няколко потребителя да работят едновременно в една и съща фирма/папка/регистър
да да
Генератор на пълномощни
Наличен е генератор на пълномощни с възможност за проследяване на жизнения цикъл на всяко генерирано пълномощно. Генераторът на пълномощни разполага с инструмент за моделиране на индивидуално направени шаблони на пълномощни. Не разполагат с такава функционалност.
Импорт в CONTROLISY на покупки/продажби
Когато счетоводителят разполага с данните за покупки/продажби, генерирани от други системи, може да ги импортира в CONTROLISY. От своя страна CONTROLISY генерира счетоводни контировки и файл за импорт в съответната счетоводна програма. Не разполагат с такава функционалност.
Езици
Интерфейсът функционира както на български, така и английски език. Интерфейсът функционира както на български, така и английски език. В някои случаи се поддържат до 3-4 допълнителни езика.
Ценова политика
Ясна ценова политика, определена в подходящи ценови пакети според броя на фирмите, които се обслужват. Безплатен тестови период за 2 месеца, включващ всички възможни функционалности. Неясна ценова политика и възможности за бъдещи ценови изненади.
Устойчивост и развитие
CONTROLISY се създава от екип от опитни счетоводители и програмисти. Имаме дългогодишен опит в управлението на електронни документи и OCR. Много бързо е ефективно изграждаме и пускаме в експлоатация нови полезни функционалности. Лесно разбираме потребностите на нашите клиенти и разработваме допълнителни възможности на база на това. Ние разработваме единствено и само CONTROLISY, което ни дава възможност 24/7 да сме фокусирани върху развитието на продукта. Обикновено екипите, които развиват тези продукти се състоят предимно от програмисти, които не винаги възприемат същността на счетоводния процес. Много често тези екипи работят по множество други проекти и софтуери и нямат фокус върху конкретното софтуерно решение.

Защо да изберете Controlisy:

  • Спестява време при осчетоводяване на фактури, банки и касови плащания
  • Спестява време при логистика на фактури, банкови извлечения и други счетоводни документи
  • Спестява време при търсене на фактури, банкови извлечения и други счетоводни документи
  • Намалява грешките
  • Намалява психологическата умора
  • Увеличава контрола и самоконтрола
  • Предоставя информация за анализ на натовареността
  • Решава проблема с недостига на квалифицирани служители
  • Осигурява условия за изнесен офис (home office) за реализиране на непрекъсваемост на дейностите
  • Осигурява възможност да увеличите клиентите и приходите си
  • Няма нужда от персонални срещи с клиенти/контрагенти
  • Няма разходи за куриери/доставчици/офис материали
  • Няма нужда от пространство за съхранение на документи
  • Пълна сигурност на информацията
  • Бързи справки при необходимост
  • Лесна организация на работата чрез ясна систематизация на документи и дистанционно управление на задачи
  • Успешно управление на служителите дори и дистанционно
Вижте още:

Организирайте по-ефективно дейността
на вашата счетоводна кантора още днес!

Или вашия счетоводен отдел.

Тествайте безплатно за 2 месеца

Не намирате отговор на вашия въпрос?

ЗАПОЧНЕТЕ ЧАТ
Или ни се обадете: 0886441407